Ef­fi­ci­ën­te­re werking met Raad voor Vreem­de­lin­gen­be­twis­tin­gen

Wij vragen de RvV om de referte van de advocaat steeds te vermelden onder “uw kenmerk” in de correspondentie (of het nu om een REGUL brief gaat, een brief inzake synthesememorie of het overmaken van een nota, dan wel het meedelen van een arrest). Gezien de zeer korte tijd om te repliceren is het immers essentieel dat de advocaat de correspondentie snel kan toewijzen aan het correcte dossier.

De RvV zal het nodige doen om daaraan tegemoet te komen. Zo werden griffiemedewerkers reeds verzocht om er de nodige aandacht aan te besteden.

Waarom wordt een dossier dat digitaal werd ingediend, niet altijd automatisch verder digitaal behandeld?

Volgens de eerste voorzitter heeft de digitale indiening van een verzoekschrift tot gevolg dat de verdere briefwisseling inzake het beroep ook digitaal verloopt. Indien een advocaat beschikt over een actieve J-box en die advocaat is gelinkt in het systeem van de RvV, dan komt er immers automatisch op de briefwisseling dat die digitaal wordt verstuurd. Heeft de advocaat geen actieve J-box of wordt die na het indienen van een verzoekschrift afgesloten, dan komt er automatisch op de briefwisseling dat die aangetekend moet worden verstuurd.

Andere redenen waarom de verdere briefwisseling niet digitaal verloopt zijn:

• Het gebeurt dat een advocaat zelf geen J-box heeft en dat het verzoekschrift wordt ingediend via de J-box van een confrater. In dat geval wordt de advocaat die het verzoekschrift heeft ondertekend steeds aangetekend aangeschreven. De RvV gebruikt nooit de J-box van de confrater.
• Wanneer een advocaat in zijn verzoekschrift een andere naam gebruikt dan deze op zijn advocatenkaart of identiteitskaart, dan maakt het informaticasysteem van de RvV geen link met de bestaande UUID van de advocaat. Het is dus belangrijk dat de advocaat zijn naam correct weergeeft.
• Wanneer een advocaat de eerste keer gebruikmaakt van J-box, is er een tussenkomst nodig van de informaticadienst van de RvV zodat de UUID kan worden gelinkt in het informaticasysteem van de RvV. Het is helaas niet uit te sluiten dat dit werd vergeten. De hoofdgriffier zal daar een regelmatige kwaliteitscontrole laten uitvoeren, zodat dat probleem zich niet meer stelt.
• In het geval van technische problemen met J-box, waardoor het systeem langere tijd niet naar behoren functioneert, wordt alle briefwisseling aangetekend verstuurd. Dat om te vermijden dat de door de wetgever voorziene termijnen zouden worden miskend en de behandeling van een beroepsprocedure een niet te verantwoorden vertraging zou oplopen.

Wij stellen vast dat wanneer in een beroep geen juridische tweedelijnsbijstand werd gevraagd, de advocaat (zeer) snel een brief ontvangt met de vraag om het rolrecht te betalen. Wanneer men daarentegen wel juridische tweedelijnsbijstand vraagt (en krijgt), duurt het vaak een hele tijd vooraleer de advocaat een eerste brief van de RvV krijgt. 

De verzoeker heeft die brief evenwel vaak nodig om bijvoorbeeld aan zijn werkgever aan te tonen dat hij een beroep ingediend heeft. Het zou dus goed zijn mocht de verzoeker via zijn advocaat een brief krijgen van de RvV zodra de zaak op de rol werd ingeschreven.

Volgens de eerste voorzitter is dat niet reglementair voorzien. Een dergelijke dienstverlening door de RvV lijkt hem evenwel niet onoverkomelijk en leidt niet tot een echte bijkomende kost wanneer een beroep digitaal werd ingediend. De eerste voorzitter is dan ook bereid om op onze vraag in te gaan.

Tot slot blijkt het reeds een aantal maanden heel moeilijk om telefonisch contact te hebben met de frontdesk van de RvV. Dat leidt tot bijkomende en vaak nutteloze communicatie die voor de beide partijen een extra werklast is.

De eerste voorzitter zal het nodige doen om dat probleem te verhelpen, zodat een vlotte en correcte communicatie steeds mogelijk is.