Re­or­ga­ni­sa­tie van het persoonlijk onderhoud en het onthaal van het CGVS

Naar aanleiding van de dalende coronacijfers heeft de regering stapsgewijs beslist om de geldende maatregelen te versoepelen en die op korte termijn nu ook af te schaffen. Daarom voert ook het CGVS een aantal belangrijke wijzigingen door in de organisatie van het persoonlijk onderhoud:

1. Bijna alle sanitaire maatregelen vallen weg
2. De organisatie van de persoonlijke onderhouden wordt aangepast
3. De loketten worden heropend voor bezoekers

Het is niet langer verplicht om een mondmasker te dragen op het CGVS. De onthaalmedewerkers stellen wel nog steeds mondmaskers en handgel ter beschikking aan de bezoekers die dat wensen.

De toebedeling van de vaste zitplaats voor bezoekers vervalt. Iedere bezoeker mag opnieuw gaan zitten op een plaats naar keuze en ook de verplichting om de nodige afstand te houden, geldt niet langer.

In elk gehoorlokaal mogen opnieuw maximum 5 personen plaatsnemen.

Zowel in de wachtzalen als in elk gehoorlokaal blijven de CO2- meters aanwezig, die de luchtkwaliteit constant meten zodat het gehoor in veilige omstandigheden kan plaatsvinden. De lokalen moeten ook voldoende geventileerd worden en er moeten pauzes worden ingelast. Bij stijgende waarden wordt eerst de deur volledig geopend en als de norm van 1200ppm wordt overschreden, wordt het persoonlijk onderhoud onderbroken tot deze waarde voldoende is gedaald.

Dankzij de versoepeling van de maatregelen, kunnen meer bezoekers tegelijkertijd worden opgeroepen voor hun gehoor:

• De geldende regeling van 6 tijdstippen in de voormiddag wordt gewijzigd naar 3:
  • 8u30 – 9u – 9u30
• De 3 tijdstippen in de namiddag blijven behouden:
  • 13u – 13u30 – 14u

Een tijdsslot zal maximum 25 verzoekers bevatten. Om de afhandeling van de tijdssloten vlot te laten verlopen, is het van belang dat de opgeroepen bezoekers stipt aanwezig zijn.

De verzoekers en hun gemandateerde partijen melden zich aan bij een van de drie beschikbare loketten in het sas aan de ingang waar zij een nummer toegekend krijgen dat ook op de oproepingsbrief wordt genoteerd. Omwille van de vertrouwelijkheid zal de PO die de bezoekers komt ophalen dit nummer afroepen en niet de naam van de bezoekers.

Vanaf 13 juni 2022 heropenen de loketten van de helpdesk Onthaal en worden er ook opnieuw bezoekers zonder afspraak ontvangen.

De loketten zullen geopend zijn van 10u tot 11u30 en van 14u30 tot 15u30. Deze uren vallen om praktische redenen niet samen met de voormelde oproepingsuren voor het persoonlijk onderhoud.

De bezoeker meldt zich aan bij een van de loketten in het sas aan de ingang en zal ook een nummer toegekend krijgen dat door de loketbediende wordt afgeroepen. Verzoekers en hun gemandateerde partijen kunnen zich zowel met als zonder afspraak aanbieden.

Voor het neerleggen van adreswijzigingen, stavingsstukken (indien het om een beperkt aantal stukken gaat) of om te informeren naar de stand van zaken van hun dossier, hoeft er geen afspraak te worden gemaakt.

Voor alle andere administratieve handelingen zal het wel noodzakelijk zijn om vooraf een schriftelijke afspraak te maken (via CGRA-CGVS.Advocate@ibz.be). De reden daarvoor is van praktische aard (bijvoorbeeld het dossier in kwestie moet aanwezig zijn bij de loketbediende om stukken te kunnen afhalen uit het dossier (identiteitsdocumenten, beslissing CGVS, …)) of omdat de administratieve handeling meer dan de gemiddelde tijd in beslag neemt (bijvoorbeeld grote hoeveelheid stukken neerleggen die nog ter plaatse gekopieerd moeten worden en waarvoor een inventaris moet worden opgemaakt).

Voor meer informatie kan u terecht op de website van het CGVS.