Een eerste inkijk in de resultaten van de digimeter

We beseffen dat de cijfers beïnvloed kunnen zijn doordat we de digimeter voorlopig enkel digitaal lanceerden. Mogelijk bereiken we daarmee net slechts advocaten mee die al digitaler zijn.

Zo tonen de resultaten dat maar liefst 37 procent van de deelnemers een software developer ofwel in huis zou hebben, ofwel regelmatig inschakelt. Dat is veel!

Dat percentage zal mogelijks wijzigen wanneer er meer, en dus ook minder digitale, advocaten onze bevraging invullen. Het is namelijk onze bedoeling om, als corona ons het even toelaat, ook fysiek tot in de rechtbanken te komen om advocaten, die we misschien minder digitaal bereiken, uit te nodigen om de vragenlijst eens in te vullen. Binnenkort meer daarover.

3 op 10 deelnemers zijn vrouwelijk. 35% van de deelnemers runt een solopraktijk, en 62% van de deelnemers gaf aan ofwel in een Belgische associatie (45%), ofwel in een Belgische groepering (17%) te werken. Die cijfers liggen in lijn met de cijfers uit de Advocatenbarometer 2020, waarin bleek dat 45% van onze advocaten in een associatie werken en 27,5% in een solopraktijk. De spreiding bij de deelnemers van de digimeter sluit daar dus bij aan.

Advocaten uit internationale kantoren lijken voorlopig de weg naar de digimeter nog niet te hebben gevonden, maar dat kan nog veranderen uiteraard.

Er is onder de deelnemers best sprake van een goede spreiding over de balies heen. Het minst aantal deelnemers komen – voorlopig – misschien niet helemaal onverwacht uit de kleinste balies Oudenaarde, Leuven en Dendermonde, samen voor een 11%. Het grootste aantal deelnemers komt van de balie provincie Antwerpen (27,2%).

Bij de deelnemers zijn niet enkel jonge advocaten. 45,2% van de deelnemers gaf aan al meer dan 20 jaar tableaujaren op de teller te hebben. Net geen 7% van de deelnemers werkt nog als advocaat-stagiair. Veel deelnemers zitten ook aan ‘de knoppen’, met 13% aan managing partners en 67% vennoten.

Als we de eindresultaten van de bevraging bekijken, dan lijkt er een goede spreiding in de vijf categoriëen die we hebben uitgezet. Hoewel de neushoorn in realiteit heel zeldzaam is geworden, is die binnen de deelnemersgroep het vaakst voorkomend. De grootste groep is dus een gezellige middenmotor. De beïnvloeding van het louter digitaal verspreiden kan dus ook genuanceerd worden.

Van alle deelnemers geeft toch nog steeds 10% aan over geen website te beschikken. Bij zij met een solopraktijk is dat zelfs 1 op vier.

Wie wel een website heeft, laat de kansen op een goede SEO- en SEA-aanpak toch nog wat liggen. Meer dan één op vier gaat er niet mee aan de slag en liefst 35% van de deelnemers geeft aan ook niet te weten wat daarmee exact bedoeld wordt. Amper 13,6% contacteert een externe partner met kennis van zaken.

Online ‘shops’, waar diensten op websites kunnen worden aangekocht, zijn bij de deelnemende advocatenkantoren erg beperkt aanwezig. Amper 8% duidt aan daarover te beschikken.

Ook deelt liefst 42,5% online géén juridische informatie. Bij solisten stijgt dat zelfs tot 66%. Voor zij die dat wel doen, blijkt de blog op de eigen webstek veruit het populairste kanaal (44%), een pak meer dan bijvoorbeeld met nieuwsbrieven (25%) het geval (nog) is.

We vroegen na hoeveel deelnemers video gebruiken om juridische informatie te verspreiden en dat blijkt nog geen 10% te zijn. Podcasts lijkt ook nog onontgonnen terrein met amper 7 (2%) van alle deelnemers dat aangeeft hiermee aan de slag te gaan. Webinars zitten wel duidelijk in de lift met net geen 16%.

Ook zijn toch veel kantoren van de deelnemers nog steeds afwezig op sociale media. Liefst 34%. Dat verbaast toch wat. Onder de jongere advocaten, dus advocaten met minder dan 20 jaar tableau op te teller, daalt dit cijfer wel tot 22%, wat misschien niet helemaal onverwacht is.

Wie wel op sociale media actief is, kiest duidelijk het liefst voor LinkedIn (61,2%), op ruime afstand gevolgd door Facebook (38,7%). Best al wel wat advocatenkantoren gaan op avontuur op Instagram (19,4%), kort gevolgd door Twitter (14%).

Voor veel advocaten, en dat ligt in lijn met wat eerder al bleek met videocontent, is YouTube nog te ontdekken terrein. Van de deelnemers geeft 6,1% aan daarop actief te zijn. Er blijkt ook één deelnemer met het kantoor actief op Tiktok. Het zal er best eenzaam zijn.

Het eerste contact met de advocaat verloopt nog steeds vooral telefonisch of via e-mail. Toch geeft 22,4% aan dat ook contact via WhatsApp mogelijk is, en slechts 8 deelnemers signaleren een chatbot op de webstek van hun kantoor.

Leuk weetje: nog steeds 38,4% van de deelnemers geeft aan dat een cliënt hen ook met een fax kan contacteren. In 11,5% van de gevallen, kan een cliënt ook al zelf online een afspraak in de kantooragenda plaatsen.

Eens een dossier wordt opgestart, worden de gegevens van cliënten nog niet geautomatiseerd opgevraagd. Bij amper 5% van de deelnemers verloopt dat al zo. Het overgrote deel van de advocaten die deelnamen (67%) vragen ofwel ad hoc info op bij de cliënt (48%), dan wel via e-mail op een gestandaardiseerde manier (19%)

Voor het vergaderen met een cliënt, heeft het videobellen haar plaats duidelijk verworven. 91% van de deelnemers geeft aan dat op deze manier met cliënten kan worden vergaderd. De coronacrisis is hier niet vreemd aan. Het zou bijzonder boeiend zijn te weten bij hoeveel procent van de deelnemers die mogelijkheid ook in 2019 al bestond. Het vermoeden bestaat dat dit toch een groot pak lager zal geweest zijn en lijkt toch een belangrijke stap in efficiëntie te zijn. Toch gaven de deelnemers van de Advocatenbarometer 2020 aan dat de coronacrisis wat de efficiëntie betreft, eerder een negatieve impact op hun kantoor had.

Om te communiceren met cliënten over hun dossiers blijven telefoon (97%) en mail (99%) wel overheersen. Videobellen maakt ook hier een mooie beurt. 3 op 4 (75,5%) geeft aan dat dit kan en gebeurt.

Leuk weetje: 1 op 5 (22%) geeft aan dat nog steeds via fax met de klant te communiceren, identiek trouwens aan zij die al via WhatsApp communiceren. Wat een spreidstand.

Wat interne communicatie, tussen advocaten onderling betreft, valt op dat de telefoon (84%) en e-mail (92%) nog steeds worden gebruikt. Videobellen wordt door één op twee van de deelnemers ook als interne communicatietool aangeduid. Online samenwerkingsplatformen wordt in slechts 34 % van de deelnemers aangeduid, en dat valt op omdat WhatsApp zelfs iets beter scoort (38%).

We kunnen niet zeggen dat onze deelnemers al papierloos werken. Bij de vraag of ze hun dossiers enkel op papier (0%), of enkel digitaal (100%) bijhouden is het gemiddelde 55. Van alle deelnemers geeft 21,4% zichzelf een score van 80 of meer. De meeste van de deelnemers (29,5%) vulde 50 in.

15% geeft aan geen softwarepakket te gebruiken voor hun dossierbeheer. Dit resultaat ligt trouwens in lijn met een eerdere bevraging aan de balie West-Vlaanderen in 2020 waarbij toen 14 procent aangaf nog geen softwarepakket te gebruiken. Bij de solisten is deze groep zelfs 1 op 4 (26%).

De vraag is: hoe komt dat? Of wat zijn de redenen waarom advocaten de boot afhouden om softwarepakketten te gebruiken om hun dossiers te beheren? Het lijkt interessant voor voor de providers om dit te onderzoeken, en er een antwoord op te vinden.

Voor het neerleggen van conclusies wordt DPA-deposit ongeveer door de helft van de deelnemende advocaten gebruikt. Het valt op dat bij de jongere advocaten (dus zij met minder dan 20 jaar tableau op de teller) dit cijfer stijgt tot liefst 70%.

Toch zweren ook veel advocaten bij het gebruik van e-deposit (57,1%). 1 op 3 advocaten geeft aan dat ze beide platformen gebruiken.

Digitaal handtekenen moet de weg nog vinden naar de advocatuur. Amper 25% van de deelnemers geeft aan dit te gebruiken. De populairste programma’s om het te gebruiken, blijken Adobe sign en Docusign.

Bij kennisdelen in kantoren, en tussen advocaten onderling, liggen nog heel wat kansen voor onze deelnemende advocaten. Uit de resultaten van de deelnemers blijkt dat bijna de helft van de deelnemers kennis nog bijhoudt op een (lokale) harde schijf of zelfs 12% nog fysiek in mappen.

Amper 14% gebruikt software om kennis onderling onder advocaten te delen. Kennis delen via de cloud doet ongeveer 4 op 10 van de deelnemers.

Revisie van documenten via software vond de weg nog niet naar de deelnemende advocaten. Amper 7% geeft aan hiermee al aan de slag te gaan.

Aan klantentevredenheid polsen, doen de deelnemers van onze digimeter nog niet. 78% geeft aan het niet te doen. Van wie het wel doet, gaat het in de meeste gevallen via een geautomatiseerde weg (zoals via Google reviews, etc...), 1 op tien van de deelnemers, maar het valt op dat zelfs via mail amper naar de klantentevredenheid gepolst wordt (nog geen 5% doet dat).

Als we alleen naar de vrouwelijke deelnemers kijken, dan zakt het cijfer van 78 naar 40%. Heel opvallend.

35% geeft aan over een noodplan te beschikken wat cybersecurity betreft. Bij de solisten zakt dit cijfer zelfs tot 27%. 7 op tien van de deelnemers geeft aan over een IT – helpdesk, intern of extern, te beschikken. Ook geeft slechts 38,4% van de deelnemers een cijfer van 8 of meer als we hen een schuifbalk voorleggen met de vraag in welke mate cybersecurity een rol speelt bij de aankoop van digitale producten binnen het kantoor. 0 betekent dat er geen belang aan wordt gehecht, 10 net veel waarde.