Voorzitter op vrijdag: "Inzetten op educatieve communicatie, digitalisering en alternatieve geschillenoplossing, daarin valt nog bijzonder veel te winnen"
Informatieverplichting en beroepsgeheim
De advocaat moet in principe elke betrokkene inlichten over het bestaan van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Er bestaan evenwel uitzonderingen op dat principe.
Er is geen informatieverplichting wanneer:
- de advocaat de persoonsgegevens heeft ontvangen en/of doorgegeven als gevolg van een wettelijke bepaling
- de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim
We vertellen u meer over het evenwicht tussen het recht op informatie en het beroepsgeheim.
We hebben voor u ook enkele ingevulde privacyverklaringen uitgewerkt voor het informeren van de betrokkenen en hebben een privacyclausule opgesteld die u kunt overmaken aan de tegenpartij bij de eerste communicatie.
Wat u moet weten
De advocaat moet in principe elke betrokkene (werknemers, cliënten, tegenpartijen, websitebezoekers, etc.) inlichten over het bestaan van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Hij moet dat doen op het ogenblik dat hij de persoonsgegevens ontvangt of uiterlijk binnen 1 maand na de verkrijging (indien de advocaat de persoonsgegevens niet rechtstreeks van de betrokkene heeft ontvangen). Er bestaan echter wel uitzonderingen op dit principe.
De draagwijdte van de informatieverplichting van de advocaat verschilt naar gelang de advocaat de persoonsgegevens rechtstreeks ontvangt van de betrokkene (artikel 13 AVG) dan wel onrechtstreeks via een derde partij (artikel 14 AVG), bijv. de cliënt. In het bijzonder voorziet artikel 14.5, c) en d) AVG dat er geen informatieverplichting is wanneer:
- de advocaat de persoonsgegevens heeft ontvangen en/of doorgegeven als gevolg van een wettelijke bepaling
- de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim
In principe volstaat een eenmalige communicatie van de privacyverklaring aan de betrokkenen. Wanneer er belangrijke wijzigingen worden aangebracht aan de privacyverklaring, moeten de betrokkenen daarover ook vooraf worden ingelicht (bijvoorbeeld via e-mail of een bericht op de website).
Belangrijke wijzigingen zijn bijvoorbeeld het gebruik van persoonsgegevens voor een nieuw doel, de wijziging van de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld na een overname) of wijzigingen aan de procedure voor de uitoefeningen van rechten.
De betrokkenen moeten daarentegen niet worden geïnformeerd over loutere taalcorrecties.
Wat u moet doen
Voor alle categorieën van betrokkenen die u heeft geïdentificeerd in uw register, stelt u een privacyverklaring op. Daarbij houdt u rekening met het doelpubliek van elke privacyverklaring.
Zo stelt u de privacyverklaringen bij voorkeur op in de taal van de geviseerde betrokkenen of in een taal die de geviseerde betrokkenen zeker begrijpen. Ten aanzien van kinderen en andere kwetsbare groepen (bijvoorbeeld asielzoekers), moet u ervoor zorgen dat de taal eenvoudig, duidelijk en passend is zodat zij de boodschap gemakkelijk kunnen begrijpen.
Uw privacyverklaringen moeten aan de volgende zaken voldoen:
- De privacyverklaringen bevatten een duidelijke structuur zodat de betrokkene gemakkelijk uw identiteit als verwerkingsverantwoordelijke, de doeleinden van de verwerking en zijn rechten kan verifiëren.
- Het is een best practice om de (categorieën van) persoonsgegevens, rechtsgrond, bron, bewaartermijn en (categorieën van) ontvangers op te nemen per verwerkingsdoel. Minstens moet elke verwerkingsdoel direct worden gelinkt aan de gekozen grondslag.
- Indien u beroep doet op een gerechtvaardigd belang als grondslag voor de verwerking, vermeldt de privacyverklaring het specifieke gerechtvaardigd belang in kwestie en de mogelijkheid voor de betrokkene om op verzoek informatie te krijgen over de uitgevoerde belangenafweging.
Indien u een (publiek toegankelijke) website heeft, is het nuttig om op (elke pagina van) uw website een link op te nemen naar de privacyverklaringen voor de betrokkenen die geen deel uitmaken van uw interne organisatie.
In het kader van de juridische dienstverlening aan uw cliënten, moet u ten aanzien van andere betrokkenen dan de cliënt, en voor zover u de persoonsgegevens niet rechtstreeks van die betrokkenen heeft ontvangen, gebruik maken van de uitzondering op uw informatieverplichting in de deze 2 gevallen:
- indien de ontvangst en/of doorgifte van die persoonsgegevens uitdrukkelijk is voorgeschreven bij wet
- indien de verwerking van die persoonsgegevens onder uw beroepsgeheim valt.
U kan zich slechts op uw beroepsgeheim beroepen voor zolang de betrokkene niet op de hoogte is dat u persoonsgegevens over hem verwerkt in het kader van de juridische dienstverlening aan uw cliënt. Van zodra de betrokkene kennis krijgt van het feit dat u zijn persoonsgegevens verwerkt (rechtstreeks of onrechtstreeks), moet u de betrokkene inlichten bij de eerste volgende communicatie aan de betrokkene of binnen een termijn van één maand na het tijdstip waarop u zich niet langer op het beroepsgeheim kan beroepen, naargelang welk van de twee gevallen zich het eerst voordoet.
U moet de privacyverklaring aan de betrokkenen zelf bezorgen. Wij menen dat daarop een uitzondering mogelijk is wanneer de betrokkene een tegenpartij is van uw cliënt en u communiceert met de advocaat van deze tegenpartij. In dat geval menen wij dat u de privacyverklaring kunt meedelen aan uw tegenstrever met het uitdrukkelijke verzoek om die op zijn beurt mee te delen aan zijn cliënt.
Praktische richtsnoeren
De OVB heeft een (algemeen) model privacyverklaring opgesteld. U moet dat invullen onder meer op basis van de informatie in uw register van verwerkingsactiviteiten.
Vervolgens hebben we ook enkele ingevulde privacyverklaringen opgesteld, met name voor:
- sollicitanten
- werknemers en medewerkers
- leveranciers
- communicaties via de website
- cliënten/derde partijen
Download alle modellen onderaan deze pagina.
Het is belangrijk dat u die privacyverklaringen niet zonder meer overneemt, maar onder andere nagaat welke verwerkingsdoeleinden voor u van toepassing zijn en welke persoonsgegevens effectief worden verwerkt.
Wanneer u zich niet langer op uw beroepsgeheim kunt beroepen, en u de betrokkene dus moet inlichten over de verwerking van zijn persoonsgegevens, kunt u de volgende clausule gebruiken in de desbetreffende communicatie aan bijvoorbeeld de tegenpartij (in uw brief, dagvaarding,…):
Het advocatenkantoor [NAAM – ADRES - ONDERNEMINGSNUMMER] heeft uw persoonsgegevens ontvangen in het kader van de juridische dienstverlening aan zijn cliënt. Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt in de mate dat en zolang dit noodzakelijk is voor de behartiging van de belangen van de cliënt. U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten: een verzoek om toegang of rectificatie van uw persoonsgegevens; een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens; een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens; een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens; een verzoek tot overdracht van uw gegevens; een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. U kunt uw verzoeken richten aan [NAAM] via [CONTACTGEGEVENS]. Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.
U kan onze volledige privacyverklaring terugvinden op: [LINK WEBSITE]. Wij hebben u deze informatie niet eerder bezorgd omdat wij ten aanzien van de cliënt gebonden zijn door een beroepsgeheim overeenkomstig artikel 458 van het Strafwetboek.
Frequently Asked Questions
Geldt de informatieverplichting ook ten aanzien van tegenpartijen, hun advocaten, schuldeisers, overheidspersoneel en andere betrokkenen van wie ik persoonsgegevens verwerk in het kader van de juridische dienstverlening aan mijn cliënt?
De informatieplicht houdt in dat de advocaat de betrokkenen moet informeren over het bestaan van de verwerking van zijn persoonsgegevens. De betrokkenen zijn niet alleen cliënten en werknemers van wie de advocaat (rechtstreeks) persoonsgegevens ontvangt, maar ook andere personen van wie de advocaat (rechtstreeks en onrechtstreeks) persoonsgegevens ontvangt in het kader van de juridische dienstverlening aan zijn cliënt: de tegenpartij, getuigen, personen die geïdentificeerd worden in het kader van de witwaspreventieverplichtingen van de advocaat, experten, medewerkers van betrokken autoriteiten, …
Geldt er voor mij als advocaat geen uitzondering op de informatieverplichting op basis van het beroepsgeheim?
Voor de verwerking van persoonsgegevens die u niet rechtstreeks van de betrokken persoon zelf heeft ontvangen, geldt inderdaad een uitzondering op de informatieverplichting indien dergelijke informatie een schending zou vormen van het beroepsgeheim.
Bijvoorbeeld als u via uw cliënt persoonsgegevens ontvangt van de tegenpartij voor de voorbereiding van een dagvaarding, hebt u omwille van uw beroepsgeheim geen verplichting om de tegenpartij te informeren conform Artikel 14.5 c) AVG. Van zodra u de tegenpartij in gebreke stelt of een gerechtsdeurwaarder de opdracht geeft om de tegenpartij te dagvaarden (al naar gelang welk van de twee gevallen zich het eerst voordoet), moet u de betrokkene wel de vereiste informatie conform Artikel 14 AVG bezorgen.
Moet ik lasthebbers, uiteindelijke begunstigden van mijn cliënt, en andere personen van wie ik persoonsgegevens verzamel op basis van de witwaspreventie- en antifraudewetgeving informeren over die verwerking?
Neen, wanneer u persoonsgegevens verzamelt van andere natuurlijke personen dan de cliënt op basis van de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving (i.e. identificatiegegevens van lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënt) hebt u geen informatieverplichting ten aanzien van die betrokkenen.
Ook interessant
Advies 344
Gerelateerd nieuws
Nu ook een modelovereenkomst en informatieformulieren voor advocaten en cliënten (niet-consumenten)
We introduceren niet alleen een modelovereenkomst tussen de advocaat en de private cliënt (consument), maar ook een modelovereenkomst voor de samenwerking met de cliënt (niet-consument). Daarnaast bieden we u diverse formulieren aan die specifiek zijn ontworpen om te voldoen aan uw informatieverplichtingen.
DPA schakelt versnelling hoger
Advocaten maken steeds meer gebruik van het DPA-platform, het Digital Platform for Attorneys, opgericht door de OVB en Avocats.be. Sinds de oprichting zo’n zes jaar geleden, werd de operationele werking beheerd door een feitelijke onderneming. Door de gestage groei tot een gezonde onderneming, is besloten om van DPA een volwaardige vennootschap te maken waarin beide communautaire ordes en alle Belgische balies aandeelhouder worden. De oprichtingsakte werd op 12 juni tijdens een uitzonderlijke algemene vergadering bekrachtigd.
Toegang tot notariële registers nu mogelijk via DPA
Notariële authentieke bronnen werden geïntegreerd in het DPA-platform. Vanaf nu kunt zo u het Centraal Register van Testamenten (CRT), het Centraal Register van Huwelijksovereenkomsten (CRH), en het Centraal Erfrechtregister (CER) direct raadplegen via de "Authentic Sources"-applicatie op het DPA-platform. Die functie versnelt het opvragen van informatie aanzienlijk, waarbij de tussenkomst van de Federatie van Notarissen niet meer nodig is.
Digitaliseringswetten I, Ibis en II: een digitale bloemlezing
Tijdens de laatste maanden van deze legislatuur heeft de Kamer nog drie wetsontwerpen van de minister van Justitie goedgekeurd die bijdragen tot de digitalisering van de werking van justitie. We geven u een overzicht van de belangrijkste bepalingen die de advocatuur aanbelangen.
Update werking bewindvoering in het Centraal Inschrijvingsregister
Op 18 maart 2024 is het Centraal Inschrijvingsregister voor kandidaat-huurders van sociale woningen van start gegaan. Dat register stelt kandidaten in staat om hun inschrijving online te starten, te bekijken of aan te passen. Zij kunnen evenwel het inschrijvingsdossier niet definitief indienen of bevestigen. Dat kan alleen u als de bewindvoerder of wettelijke vertegenwoordiger. We geven u een update over de werking van het register.
GDPR-wijzer geactualiseerd
De GDPR-wijzer is een volledige toolkit voor u als advocaat over de praktische implementatie van de GDPR. De GDPR is geen statisch document. De interpretatie ervan en de concrete to do’s die daaruit volgen hebben daarom soms nood aan een herziening met een frisse blik. Om die reden zijn er recent tien GDPR-wijzeronderwerpen geüpdatet en is één extra onderwerp toegevoegd. Elk onderwerp bestaat uit een beknopte toelichting, concrete to do’s, praktische modellen en antwoorden op uw veelgestelde vragen.
Talkshow: Efficiënte klantprocessen
In de derde en laatste aflevering van drie talkshows geeft mr. Pieter-Jan Fransen een inspirerende presentatie over de inzet van digitale tools om dienstverleningsprocessen efficiënter te maken door de klant centraal te plaatsen. Denk daarbij aan een digitaal cliëntenportaal en automatische facturering.
Wat weet u over de elektronische handtekening?
We merken dat er bij advocaten vooral vragen rijzen over elektronische handtekeningen. De wetgeving is bijzonder complex en vindt u terug in de eIDAS-verordening en de Wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling daarvan. Hier leest u alvast de basisinformatie.
E-facturatie, bent u klaar?
Recent is de Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek en het WIB 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft goedgekeurd. Concreet heeft deze wet als gevolg dat voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen vanaf 2026 verplicht een elektronische factuur zal moeten opgesteld worden. Ook advocaten zullen dus verplicht een elektronische factuur moeten opstellen wanneer zij b2b factureren.