Deontologie-advies Advies 592

Mr. X stelt aan haar stafhouder enkele vragen in verband met de vertrouwelijkheid van adviezen en beslissingen van de Commissie Wetenschappelijke Integriteit (hierna: de CWI) en de Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit (hierna: de VCWI), en het voorleggen van deze adviezen en beslissingen in het kader van een gerechtelijke procedure.

Mr. X wordt in een gerechtelijke procedure geconfronteerd met het feit dat haar tegenstrever naar deze stukken verwijst in een procedurestuk. Mr. X wenst minstens het resultaat van de procedures van de CWI en de VCWI mee te delen aan de rechtbank.

Mr. X stelt volgende vragen:

1. Mogen de adviezen en beslissingen van de CWI als stuk voorgelegd worden in het kader van een gerechtelijke procedure, gelet op artikel 9 ‘Vertrouwelijke behandeling’ van de Regeling van de Vrije Universiteit Brussel betreffende inbreuken op de wetenschappelijke integriteit?
   
   Er doen zich twee scenario’s (twee verschillende dossiers) voor: in het ene geval is de cliënt melder, in het andere geval is de cliënt betrokkene.
   
   Mr. X schrijft dat in beide zaken een negatief advies werd verleend door de CWI en de VCWI.
   
2. Kan de briefwisseling tussen de cliënt en de CWI worden aangewend?
   
3. Mogen de adviezen en beslissingen van de VCWI als stuk voorgelegd worden in het kader van een gerechtelijke procedure, gelet op artikel 18 ‘Confidentialiteit bij de behandeling’ van het Reglement van de VCWI?
   
4. Kan de briefwisseling tussen de cliënt en de VCWI worden aangewend?
   

1.
Alvorens in te gaan op de specifieke vragen betreffende het beroepsgeheim en de vertrouwelijkheid van de adviezen en beslissingen van de CWI en de VCWI, lijkt het me nuttig enkele relevante begrippen en bepalingen uit de Regeling van de Vrije Universiteit Brussel betreffende inbreuken op de wetenschappelijke integriteit (hierna: ‘de Regeling’), respectievelijk het Reglement van de VCWI (hierna: ‘het Reglement’) toe te lichten.

1.1. Regeling van de Vrije Universiteit Brussel betreffende inbreuken op de wetenschappelijke integriteit (‘de Regeling’)

Vooreerst omschrijft artikel 1 ‘een inbreuk op de wetenschappelijke integriteit’ als “elke daad waarmee men zich ten onrechte de intellectuele eigendom of bijdragen van anderen toe-eigent, waarmee opzettelijk de vooruitgang van onderzoek wordt belemmerd, waardoor de wetenschappelijke verslaggeving kan worden gecorrumpeerd of de integriteit van de wetenschappelijke activiteiten kan worden aangetast.”

De ‘melder’ is diegene die een officiële melding heeft ingediend bij het aanspreekpunt wetenschappelijke integriteit. Elke medewerker van de VUB heeft de morele plicht melding te maken van inbreuken tegen de wetenschappelijke integriteit binnen een redelijke termijn vanaf het ogenblik dat hij hier kennis van heeft genomen. Iedere andere persoon kan aangifte doen van inbreuken waar hij weet van heeft. Er moet geen belang worden aangetoond. (artikel 3)

De ‘betrokkene’ is de persoon over wiens gedrag een melding is gedaan (artikel 4)

In artikel 6 wordt de bevoegdheid van de Commissie Wetenschappelijke Integriteit bepaald. De CWI spreekt zich met name in een advies uit over het bestaan van een inbreuk op de wetenschappelijke integriteit zoals gedefinieerd in artikel 1. De CWI is, met uitsluiting van studenten, bevoegd voor inbreuken gepleegd door personen die op het ogenblik van de vermeende inbreuk in het kader van een onderzoeksactiviteit verbonden waren aan de VUB.

Artikel 9 regelt – zoals door mr. X aangehaald – ‘de vertrouwelijke behandeling’. De behandeling van elke melding is confidentieel. De naam van de melder en eventuele getuigen worden anoniem gehouden. Het dossier is eveneens geanonimiseerd. De leden van de commissie, de vertrouwenspersonen en de administratie betrokken bij het (voor)onderzoek zijn tot geheimhouding verplicht.

De CWI brengt een collegiaal advies uit en stelt vast of er sprake is van een inbreuk op de wetenschappelijke integriteit. Dit advies van de CWI wordt gemotiveerd en bevat haar overwegingen en in voorkomend geval de noodzakelijke bewijsstukken. (artikel 20)

De VCWI kan een tweede advies geven over meldingen inzake wetenschappelijke integriteit die zijn onderzocht aan Vlaamse universiteiten en onderzoeksinstellingen. Daarnaast heeft ze ook een algemener adviesfunctie inzake het beleid in wetenschappelijke integriteit. Indien de CWI twijfel heeft bij een voorliggende zaak kan ze de procedure schorsen en de VCWI om een tussentijds advies verzoeken. (artikel 22)

Tot slot bepaalt artikel 23 dat het gemotiveerd advies door de voorzitter van de CWI schriftelijk wordt meegedeeld aan de rector, de melder, de betrokkene en alle andere belanghebbende partijen in het dossier. In voorkomend geval wordt dit advies ook aan andere instanties die de vraag tot onderzoek hebben gesteld, overgemaakt. Het dossier met het advies en de bijhorende stukken wordt bewaard op het secretariaat van de Dienst Onderzoeksbeleid.

1.2. Reglement van de Vlaamse Commissie voor Wetenschappelijke Integriteit (‘het Reglement’)

Volgens artikel 10 is de VCWI bevoegd voor het adviseren over algemene kwesties in verband met wetenschappelijke integriteit, op eigen initiatief of op vraag van wetenschappelijke instellingen.

De VCWI is eveneens bevoegd voor het verlenen van een tweede advies in verband met vermeende inbreuken op wetenschappelijke integriteit, aan een instelling die de VCWI als adviserend orgaan erkent, nadat de CWI van deze instelling een CWI-advies heeft meegedeeld en wanneer een tweede advies van de VCWI gevraagd wordt. Vermeende inbreuken op wetenschappelijke integriteit gepleegd door studenten op bachelor- of masterniveau, vallen buiten de bevoegdheid van de VCWI. (artikel 11)

Met betrekking tot voorliggend dossier dient gewezen te worden op artikel 3, 4 °volgens hetwelk de instellingen die de VCWI erkennen als adviserend orgaan, zich ertoe verbinden confidentialiteit af te dwingen van hun personeelsleden die in welke hoedanigheid dan ook betrokken zijn bij een dossier dat bij de VCWI in behandeling is.

Hoewel mr. X artikel 18 reeds heeft aangehaald, lijkt het mij opportuun om het toch in dit advies te hernemen. Volgens deze bepaling is elk lid van de VCWI verplicht tot strikte confidentialiteit in verband met de behandelde dossiers. Experts en getuigen dienen een confidentialiteitsverklaring te ondertekenen voordat ze gehoord worden of voordat hun informatie uit het dossier wordt verstrekt. De confidentialiteitsverklaring dient eveneens ondertekend te worden door de partijen die een dossier voor advies hebben voorgelegd aan de VCWI.

Een advies van de VCWI wordt ter kennisgeving meegedeeld aan de instelling, aan diegene die de klacht meldde aan de CWI en aan degene wiens integriteit in vraag wordt gesteld, voor zover deze eerder op de hoogte waren gesteld. Elke mededeling van de VCWI aan de partijen verloopt in opdracht van de voorzitter. (artikel 19)

2.

2.1. Hoewel mr. X haar vragen algemeen formuleert en niet expliciet vraagt of de advocaat (zij het mr. X zelf, zij het haar tegenstrever) de vernoemde stukken en informatie mag overmaken in het kader van een gerechtelijke procedure, ga ik ervan uit dat dit de draagwijdte is van haar vragen. Zowel u als de Orde van Vlaamse Balies zijn niet bevoegd voor het verlenen van advies inzake de geoorloofdheid van het overleggen van bepaalde stukken en/of het meedelen van informatie door derden (cliënt – tegenpartij). Het komt ons met andere woorden niet toe uitspraak te doen over de interpretatie van de confidentialiteitsbepalingen van de Regeling en het Reglement (artikel 9 van de Regeling en artikel 18 van het Reglement). Dit is een juridische kwestie waarvoor de rechter desgevallend bevoegd is.

Stel dat deze vertrouwelijkheidsclausules van de Regeling en het Reglement de melder en de betrokkene zouden verbieden het advies van de (V)CWI over te maken aan hun advocaat om aan te wenden in een gerechtelijke procedure (wat ik overigens niet denk), dan begaat de advocaat mijns inziens geen deontologische inbreuk wanneer hij de adviezen voorlegt in rechte of er melding van maakt in procedurestukken. Het Reglement of de Regeling legt de advocaat geen verbod op. De vraag die voor hem wél van belang is, is of de cliënt op rechtmatige wijze in het bezit is gekomen van het advies. Hierop ga ik verder in onder punt 2.3.

De voorgelegde vragen betreffen aldus uitsluitend het beroepsgeheim van de advocaat.

2.2. Zoals u weet betreft het beroepsgeheim geheime informatie die de advocaat vernomen heeft in het kader van zijn beroepsactiviteit en in zijn hoedanigheid van advocaat. (J. STEVENS, Advocatuur. Regels & Deontologie, Kluwer, 2015, 864, nr. 1134; zie ook artikel 18 van de Codex)

De advocaat die gegevens die onder zijn beroepsgeheim vallen bekendmaakt met instemming van zijn cliënt, schendt zijn beroepsgeheim niet. Dit is de zogenaamde paradox van het beroepsgeheim. Confidenties en geheimen van de cliënt openbaren in procedures, onderhandelingen en dergelijke, behoort immers tot de uitoefening van het beroep. (J. STEVENS, o.c., 854, nr. 1123.)

In dat verband wens ik u tevens artikel 19 van de Codex in herinnering te brengen:

“De advocaat mag enkel vertrouwelijke informatie aan de rechtbanken, scheidsgerechten en derden verstrekken voor zover:

• de vrijgave van die informatie relevant is, en
• de vrijgave van die informatie in het belang van de cliënt is, en
• de cliënt akkoord gaat met de vrijgave van die informatie, en
• de vrijgave van die informatie niet wettelijk verboden is.”

Het gaat om cumulatieve voorwaarden. Bij gebreke aan het concrete dossier, kan ik moeilijk oordelen of in casu voldaan is aan deze vier vereisten.

Desondanks komt het mij op het eerste gezicht voor dat minstens aan de eerste twee voorwaarden (relevantie en belang) is voldaan. De tegenstrever van mr. X verwijst in haar procedurestuk naar adviezen en beslissingen van de CWI en/of VCWI. Omdat het een ernstige invloed zou kunnen hebben op het vonnis, wil mr. X minstens de resultaten van de procedure(s) bij de CWI en/of VCWI meedelen aan de rechtbank. Hiermee lijkt wel voldaan te zijn aan de vereiste relevantie van de vrijgave van de informatie en het belang van de cliënt, althans toch zeker voor de cliënt-betrokkene. Dat de betrokkene voor zijn verdediging belang kan hebben bij het voorleggen van het advies van de (V)CWI, lijkt mij redelijk vanzelfsprekend. Het belang van de cliënt-melder daarentegen is mij minder duidelijk aangezien ik niet over een dossier beschik.

Of de cliënt akkoord gaat met de vrijgave van de informatie, kan ik evenmin afleiden uit de mij overgemaakte e-mail. Misschien kan u mr. X hierover bevragen.

Wat de laatste voorwaarde betreft, lijkt een wettelijk verbod niet aan de orde te zijn. In de mate dat de confidentialiteitsbepalingen van het Reglement en de Regeling de vrijgave van bepaalde informatie zouden kunnen verbieden (waarover, zoals hierboven gezegd, u noch ik mag oordelen), kan niet worden beweerd dat het zou gaan om een wettelijk verbod in de formele zin.

2.3. Tot slot wens ik u er nog op te wijzen dat zowel de melder als de betrokkene (in principe) op rechtmatige wijze in het bezit zijn gekomen van het advies van de (V)CWI. Het wordt hen immers meegedeeld (zie artikelen 19 van het Reglement en 23 van de Regeling, zoals hierboven onder de punten 1.1 en 1.2 vermeld).

Ervan uitgaande dat de cliënt-melder / cliënt-betrokkene het advies rechtmatig heeft bekomen en overgemaakt heeft aan zijn advocaat, kan deze laatste niet verweten worden er op onrechtmatige wijze van in het bezit te zijn gekomen.

2.4. Op basis van het bovenstaande meen ik te kunnen besluiten dat in de mate dat de cumulatieve voorwaarden van artikel 19 van de Codex zijn nageleefd, het beroepsgeheim van de advocaat geen beletsel vormt om te verwijzen naar de adviezen van de (V)CWI of ze aan te wenden in rechte.

Jacques Van Malleghem
Bestuurder departement deontologie