Deontologie-advies Advies 480

Volgende brieven liggen thans voor:

• Brief van stafhouder A d.d. 6 januari 2014
• Brief van mr. X d.d. 8 maart 2010 aan mr. Y van de balie van a
• Brief van mr. Z van 17 oktober 2013 aan stafhouder C
• Brief van stafhouder B aan stafhouder C van 18 december 2013
• Brief van stafhouder C aan stafhouder A en aan de OVB d.d. 13 januari 2014

Het geschil betreft het al dan niet confidentieel karakter van een brief van mr. X d.d. 8 maart 2010. Gemakshalve herneem ik de brief die door mr. X (balie b) werd verzonden aan mr. Y (balie a) en waarvan de overlegging in rechte wordt gevraagd:

“Waarde confrater, ik heb wel degelijk uw faxen ontvangen in deze zaak en neem nota dat u mij wenst op te volgen voor de vennootschap G.

Uw fax d.d. 19.02.2010 heb ik pas kunnen doornemen na mijn vakantie en ik wou het één en ander toch bespreken met mijn vennoot en voormalig vennoot die zelf in het buitenland verbleven vorige week. Voor zoveel als nodig maak ik u mijn excuses over voor de ongewilde vertraging. Ik meen dat uw stafhouder dan ook niet moet worden ingeschakeld.

Ik heb geen bezwaar tegen opvolging doch dit dossier vergt toch enige uitleg en verduidelijking. Destijds is de heer GP, sedert februari 2008 benoemd als rechter bij de rechtbank van eerste aanleg te …, opgetreden voor de vennootschap in opdracht van de voormalige eigenares van de aandelen, mevrouw S, die de leiding van de procedure namen, en dit in toepassing van de overeenkomst strekkende tot aankoop van aandelen die was gesloten tussen mevrouw S en de heer BS (art. 5.3).
Alle partijen waren op de hoogte van deze situatie en iedereen werd ook op de hoogte gehouden van de procedure.
De provisies werden betaald door mevrouw S, die de opdrachtgever was.

Op het ogenblik dat er uitspraak werd gedaan door de rechtbank van koophandel te L, op 27.10.2007, in het nadeel van de vennootschap, heeft mevrouw S afstand genomen en zich gedistantieerd van deze zaak, zij reageerde niet, zij betaalde ook niet meer. Dan pas werd er opdracht gegeven door de heer BS om beroep aan te tekenen tegen het voormelde vonnis. Uiteindelijk waren de belangen van zowel de vennootschap, mevrouw S, overlater, en de heer BS, overnemer, nog steeds gelijklopend.

Mevrouw S werd ingelicht over deze gang van zaken met de uitdrukkelijk vermelding dat de heer BS had gevraagd voorbehoud te verlenen voor het geval het hof van beroep het vonnis waartegen beroep, zou bevestigen.

Het hof van beroep te L, heeft bij arrest d.d. 22.01.2009, het eerste vonnis bevestigd.

U zult ook willen begrijpen dat ik mevrouw S, de initiële opdrachtgever en leidingnemende persoon van de procedure tegen RHP, dien op de hoogte te stellen van uw huidig verzoek. Ik schrijf haar aangetekend aan met verzoek haar toelating te geven het dossier over te maken. Bij gebrek aan reactie binnen de 8 dagen, neem ik aan dat zij inderdaad geen bezwaren heeft. Uit uw brief dien ik op te maken dat u tegen een (voormalige) cliënte van mij optreedt, namelijk tegen mevrouw S.

Mag ik dan ook vernemen welke stukken u precies uit dit dossier wenst te ontvangen om u toe te laten besluiten te maken. Normaliter heeft ook de heer BS alle procedurestukken ontvangen en kan het dossier worden samengesteld.

Gelieve mij zo spoedig mogelijk iets te laten weten, wanneer en hoe ik u de stukken kan bezorgen, onder alle voorbehoud.”

Het huidige geschil dat hangend is voor het hof van beroep te … wordt gevoerd tussen een advocaat van de balie van b en een advocaat van de balie van c. Geen van beide waren blijkbaar in de zaak op het ogenblik van de kwestieuze brief van 8 maart 2010.

De brief van 8 maart 2010 werd verstuurd aan een confrater van balie a (mr. Y) die ook inmiddels opgevolgd werd. Het standpunt van deze confrater noch van zijn stafhouder vind ik terug in het voorliggend dossier.

Ook het standpunt van de verzender van het dossier (mr. X) is mij niet bekend. Niettegenstaande mr. X en mr. Y inmiddels opgevolgd zijn kan het toch aangewezen zijn het standpunt van de briefschrijver en de briefontvanger over het al dan niet confidentieel karakter te kennen, alsmede de omstandigheden waarin deze brief werd geschreven.

* * *

Met betrekking tot het al dan niet vertrouwelijk karakter van de brief van 8 maart 2010 luidt het standpunt van stafhouder A als volgt:

“Het betreft de aanwending van een schrijven van mr. X dat u als bijlage 1 zal willen aantreffen.

Dit schrijven werd door mr. X als opgevolgde advocaat gericht aan mr. Y, die haar opvolgde.

Ondertussen is mr. Y zelf opgevolgd door mr. W.

Deze laatste wenst dit schrijven aan te wenden in een procedure die hangende is voor het hof van beroep te Brussel en gefixeerd is op 14 februari 2014.

Mijn voorganger, prostafhouder mr. B, gaf destijds toelating aan mr. W om dit schrijven aan te wenden op grond van het feit dat de brief van een opgevolgde advocaat niet valt onder het reglement van 6.06.1970.

Het probleem lijkt echter meer genuanceerd zoals blijkt uit bijgevoegd schrijven van mr. Z aan haar stafhouder d.d. 17.10.2013 (bijlage 2).

M.i. kan dit schrijven wel degelijk worden aangewend, zoals ik aan stafhouder C heb uitgelegd op 18.12.2013 (bijlage 3).

Vermits wij er niet uit geraken heeft stafhouder C voorgesteld u dit probleem voor te leggen. Ik stuur hem trouwens kopie van dit schrijven.

Ik blijf echter bij mijn standpunt: de brief van een opgevolgde advocaat valt nooit onder het reglement van 6.06.1970, hoogstens en mogelijks onder de problematiek van het brief- en beroepsgeheim.

In het geval u zou adviseren dat dit schrijven niet in rechte mag worden aangewend, suggereer ik dat het door u zou “gezuiverd” worden.”

De brief van 18 december waarnaar in vorige brief werd verwezen luidde als volgt:

“Ik ontving ik goede orde uw rappel van 25 november en herbekeek dit dossier.

Het schrijven van mr. GP d.d. 28.09.2000 zal mr. W niet langer aanwenden, zodat zulks geen probleem meer oplevert.

Het ander schrijven d.d. 08.03.2010, lijkt me daarentegen wel niet-vertrouwelijk te zijn, nu het

1. Wel degelijk uitleg geeft over de wijze waarop de opgevolgde advocaat zijn mandaat heeft uitgeoefend;
2. Beantwoordt aan de vereiste van art. 1, 2e lid van het reglement van 03.11.2004 inzake opvolging waarbij de opgevolgde advocaat alle gegevens die voor de voortzetting van de zaak noodzakelijk zijn, aan de opvolgende advocaat overmaakt.

De gegevens betreffende de mandant en de (derde)betaler behoren m.i. hiertoe.”

Het standpunt van stafhouder C, stafhouder van c, luidde als volgt:

“Wij hebben inderdaad een verschillende visie omtrent het lot van deze brief.

De brief d.d. 08.03.2010 van mr. X aan mr. Y betreft inderdaad een brief aan de opvolgende advocaat.

Ik ben het eens dat in principe dergelijke brieven niet vertrouwelijk zijn, doch meen dat dit in casu niet het geval is. Deze brief omvat veel meer dan uitleg over de wijze waarop mr. X (opgevolgde advocaat) haar mandaat heeft uitgeoefend.

In deze brief worden allerlei zaken meegedeeld die mr. X enkel maar kon weten door haar tussenkomst als advocaat in dit dossier.
Dergelijke zaken vallen onder het beroepsgeheim dat ten allen tijde blijft gelden, ook bij een opvolging.
Ik meen dat deze brief minstens een gemengd karakter heeft en dus vertrouwelijk is.”

Uit de brief van mr. X d.d. 8 maart 2010 leid ik af dat zij antwoordt op een verzoek van haar opvolger, mr. Y, om het dossier over te maken.(“… neem nota dat u wenst op te volgen voor de vennootschap…”). Blijkbaar heeft mr. Y ook gevraagd of mr. X bezwaar heeft tegen de opvolging. Mr. X antwoordt hierop dat zij geen bezwaar heeft (“Ik heb geen bezwaar tegen de opvolging doch dit dossier vergt toch enige uitleg en verduidelijking.”)

Mr. X is op het ogenblik van de opvolging geen raadsman meer van de vennootschap G. Evenwel voorziet het reglement van 3 november 2004 inzake opvolging in de verplichting voor de opgevolgde advocaat het dossier, zo spoedig mogelijk, aan de opvolgende advocaat te bezorgen “samen met alle gegevens die voor de voortzetting ervan noodzakelijk zijn.”

Mr. X heeft destijds geoordeeld dat zij de elementen en gegevens, vervat in haar brief van 8 maart 2010, dan ook diende mee te delen aan haar opvolger. Dergelijke mededeling is mijns inziens strikt vertrouwelijk, zoniet kan de opgevolgde advocaat buiten het overmaken van stukken niets toevertrouwen aan zijn opvolger. Het ligt voor de hand dat de opgevolgde advocaat zijn opvolger moet inlichten over alle aspecten van de zaak. Dit dient dan ook in vertrouwen te geschieden.

Bovendien kan de kwestieuze brief zaken bevatten die gedekt zijn door het beroepsgeheim. Dit is mogelijks hier het geval, zodat de brief en de gegevens die het inhoudt dan ook niet kunnen aangewend worden in rechte.

Ik zal u niet verhelen dat ik geen voorstander ben van het “zuiveren” van briefwisseling van elementen die gedekt zijn door het beroepsgeheim. Een brief dient in zijn geheel te worden bekeken. Elementen uit een brief halen kan de inhoud van de brief “vervormen”.

Overigens dient in het geval van “zuivering” alleszins de schrijver van de brief zijn standpunt te geven, welke punten in de brief van 8 maart 2010 al dan niet onder het beroepsgeheim vallen. Het is mijns inziens niet opportuun dat derhalve de brief wordt gezuiverd.

Als besluit meen ik dat de brief van mr. X d.d. 8 maart 2010 een strikt confidentieel karakter heeft en niet in rechte kan worden voorgelegd. Het zuiveren van de tekst is mijns inziens bovendien niet mogelijk en alleszins niet opportuun.

Edward Janssens
Bestuurder departement deontologie