Deontologie-advies Advies 475

Volgende vraag wordt voorgelegd:

“Als gespecialiseerd meerhoofdig nichekantoor zien wij ons steeds meer geconfronteerd met (in onze ogen) ‘malafide’ actoren, die er veel voor over blijken te hebben om te allen prijze te vermijden dat wij als raadsman tegen hen (lees: tegen hun (grootschalige) projecten) kunnen optreden.

De creativiteit daarin blijkt zeer ver te gaan –zo ver zelfs dat wij reeds geruime tijd geleden intern een ‘gedragscode’ hebben uitgewerkt om ons hiertegen te wapenen:

• Bij het eerste telefonisch contact met het secretariaat kan slechts een afspraak met onze advocaten worden gemaakt, nadat tot in detail gegevens zijn meegedeeld die toelaten de cliënt en de zaak nauwkeurig te identificeren;
• Aansluitend op dit eerste telefonisch contact, wordt door de gecontacteerde advocaat ogenblikkelijk een mailbericht met de titel ‘belangentegenstelling’ gestuurd naar alle andere advocaten binnen het kantoor, met opgave van alle gegevens inzake de cliënt en de zaak en met de vraag of iemand bezwaar heeft dat wij in die zaak optreden;
• Enkel wanneer geen enkele van onze advocaten aangeeft dat er een (mogelijk) probleem van belangentegenstelling is, wordt de zaak voor behandeling door ons aanvaard.

In de overtuiging dat wij hiermee een ‘waterdicht’ systeem hebben uitgewerkt, waarbij ons op geen enkel moment kan ten laste gelegd worden dat wij –zonder het zelf te beseffen- onterecht ‘voor’ of ‘tegen’ een welbepaalde partij zouden optreden, zien wij ons nu geconfronteerd met een nieuwe (in onze ogen) ‘malafide’ methode om te pogen ons kantoor als raadsman in de (huidige en/of toekomstige) procedures uit te schakelen.

Om die redenen leggen wij graag de volgende vragenreeks aan u voor :

• Hoe moeten wij omgaan met een mailbericht inclusief een inhoudelijk gestoffeerd advies, uitgaande van een tegenpartij in een hangende zaak?
• Kan het louter lezen van dit mailbericht inclusief het inhoudelijk gestoffeerd advies vanwege de tegenpartij al voldoende zijn voor ons om zich door dit enkele feit meteen te moeten terugtrekken als raadsman van de bestaande cliënt in de hangende zaak?
• Volstaat in deze context de gebruikelijke hierboven omschreven werkwijze om ogenblikkelijk een antwoordmail te sturen naar de vraagsteller, met de mededeling dat wij niet kunnen optreden ingevolge een belangenstelling?
• Bestaat er in deze context enig verbod om gebruik te maken van de inhoud van het kwestieuze mailbericht annex adviesvraag:
• In de hypothese dat in dat mailbericht gegevens zouden staan die ons onbekend zijn;
• In de hypothese dat in dat mailbericht gegevens staan die ons (feitelijk en/of juridisch) bekend zijn;
• Indien de hierboven geschetste werkwijze in deze context niet zou voldaan en/of indien wij door de loutere lectuur van de inhoud van het kwestieuze mailbericht in de onmogelijkheid zouden zijn om nog langer de belangen van de bestaande cliënt voor het volle pond te behartigen (gelet op de mogelijk ‘censuur’ in argumentatie, ingevolge de loutere lectuur van het bewuste mailbericht): wat raadt u ons dan aan als werkwijze om zich hier in de toekomst tegen te wapenen en/of om op dergelijke (wel heel erg onheuse) deontologieproblemen te anticiperen?”

Ik zal de specifieke vragen één voor één beantwoorden:

“Hoe moeten wij omgaan met een mailbericht inclusief een inhoudelijk gestoffeerd advies, uitgaande van een tegenpartij in een hangende zaak?”

In de veronderstelling dat de tegenpartij van een cliënt geen raadsman heeft en deze tegenpartij een advies vraagt, is de advocaat verplicht de tegenpartij er nadrukkelijk op te wijzen dat hij alleen als de raadsman van zijn eigen cliënt optreedt.

Het antwoord dat de advocaat derhalve zal geven aan de tegenpartij zal

• ofwel louter afwijzend zijn (doorgaans zal dit het antwoord zijn in de meeste gevallen);
• ofwel indien de vraag van de tegenpartij betrekking heeft op een aangelegenheid die het voorwerp uitmaakt van de discussie en een antwoord behoeft, zo moeten opgesteld zijn dat het duidelijk is dat de advocaat geen juridische bijstand kan verlenen en geen advies kan verlenen. Hij zal het standpunt van zijn cliënt verwoorden (bijvoorbeeld: een advocaat treedt op voor zijn cliënt in verband met een probleem van publiciteit of van intellectuele eigendom en stuurt een ingebrekestelling naar de tegenpartij om een bepaald gebruik of publiciteit stop te zetten. De tegenpartij stelt geen advocaat aan, maar vraagt rechtstreeks aan de advocaat of een aangepast gebruik/publiciteit wel kan aangewend worden. In dergelijke aangelegenheden zal de advocaat erop toezien dat hij geen advies verleent en enkel het standpunt van zijn cliënt verwoordt).

De advocaat zal zich in dergelijke contacten steeds loyaal gedragen. Het huidige ... (lokale) reglement bepaalt hierover:

De advocaat moet in dergelijke contacten loyaal optreden, doch hij levert geen juridische bijstand aan die andere partij(en) en is derhalve ten aanzien van die partijen niet tot een voorlichtings- of adviestaak gehouden. De contacten beletten geenszins dat de advocaat ten aanzien van die partijen in rechte kan optreden en tussengekomen rechterlijke beslissingen kan laten uitvoeren.

Volledigheidshalve bezorg ik u het volledig uittreksel van de ... Codex met betrekking tot het optreden tegen een tegenpartij die geen raadsman heeft aangesteld:

Indien de tegenpartij in een hangende zaak een advocaat heeft aangesteld zal de briefwisseling moeten lopen tussen de raadslieden en zal de advocaat die rechtstreeks wordt aangeschreven, de advocaat van de tegenpartij verzoeken zijn cliënt te vragen geen rechtstreekse brieven meer te richten aan de tegenpartij.

Volledigheidshalve - en enigszins aansluitend bij deze problematiek -voeg ik er nog aan toe dat ook de advocaat van een cliënt zich dient te onthouden rechtstreekse brieven te schrijven (of e-mails te sturen) aan de tegenpartij die een raadsman heeft aangesteld. Een uitzondering hierop is de ingebrekestellingsbrief zoals bepaald de wet van 23 mei 2013 tot wijziging van artikel 2244 van het Burgerlijk Wetboek teneinde aan de ingebrekestellingsbrief van de advocaat, van de gerechtsdeurwaarder of van de persoon die krachtens artikel 728, § 3 van het Gerechtelijk Wetboek in rechte mag verschijnen, een verjaringsstuitende werking te verlenen (B.S., 1 juli 2013). Hierover besliste de commissie deontologie op 12 december 2013 als volgt:

“Kan het louter lezen van dit mailbericht inclusief het inhoudelijk gestoffeerd advies vanwege de tegenpartij al voldoende zijn voor ons om zich door dit enkele feit meteen te moeten terugtrekken als raadsman van de bestaande cliënt in de hangende zaak?”

Het feit dat een tegenpartij een rechtstreekse mail stuurt inhoudende “gestoffeerde adviesaanvraag” aan een advocaat, houdt nog niet in dat de advocaat zich dan meteen uit de zaak moet terugtrekken, tenzij de advocaat in zijn communicatie (brief, mail, publiciteit) de tegenpartij in verwarring heeft gebracht zodat deze –in goed vertrouwen- er mocht vanuit gaan dat hij de vraag rechtstreeks kon richten aan de advocaat .

Is er geen sprake van verwarring in de communicatie van de advocaat, zal deze melden dat hij de vraag niet kan beantwoorden om “deontologische redenen” en dat hij het verzoek als ongelezen beschouwt. In het geval de vraag per brief wordt gesteld zal de originele brief worden teruggezonden met de melding “als ongelezen”. Als de vraag per e-mail wordt gezonden zal hierop het best geantwoord worden dat niet kan gereageerd worden op het bericht (om deontologische reden) en dat het bericht als ongelezen zal worden beschouwd. De gegevens uit dit bericht mogen niet gebruikt worden en het bericht zal geen deel uitmaken van het dossier van de advocaat.

"Volstaat in deze context de gebruikelijke hierboven omschreven werkwijze om ogenblikkelijk een antwoordmail te sturen naar de vraagsteller met de mededeling dat wij niet kunnen optreden ingevolge een belangentegenstelling?”

Ik meen hierop reeds geantwoord te hebben in de vorige vraag.

De melding dat niet kan opgetreden worden “ingevolge een belangentegenstelling” kan in sommige gevallen niet aangewezen zijn. Daarom is het wellicht te verkiezen dat verwezen wordt naar “deontologische redenen”. Uiteraard zal dit zaak per zaak dienen onderzocht te worden.

De volgende vraag heeft betrekking op het gebruik van de inhoud van bepaalde ongewenste inhouden van e-mails. De vraag luidt als volgt:

“Bestaat er in deze context enig verbod om gebruik te maken van de inhoud van het kwestieuze mailbericht annex adviesvraag:

• In de hypothese dat in dat mailbericht gegevens zouden staan die ons onbekend zijn;
• In de hypothese dat in dat mailbericht gegevens staan die ons (feitelijk/juridisch) bekend zijn.”

Ik verwijs ook hier naar de beantwoording van de hierboven gestelde vragen. De brieven/e-mails zullen niet kunnen gebruikt worden om loyauteitsredenen.

“Indien de hierboven geschetste werkwijze in deze context niet zou volstaan en/of indien wij door de loutere lectuur van de inhoud van het kwestieuze mailbericht in de onmogelijkheid zouden zijn om nog langer de belangen van de bestaande cliënt voor het volle pond te behartigen (gelet op de mogelijke ‘censuur’ in argumentatie, ingevolge de loutere lectuur van het bewuste mailbericht): wat raadt u ons dan aan als werkwijze om zich hier in de toekomst tegen te wapenen en/of om op dergelijke (wel heel erg onheuse) deontologieproblemen te anticiperen?”

Het komt mij voor dat de “gedragscode” uitgestippeld door het advocatenkantoor in uw schrijven een goede en correcte handelswijze inhoudt. Enkel met betrekking tot het eerste punt kan ik mij inbeelden dat hierover problemen zouden kunnen ontstaan indien “tot in detail” gegevens worden gevraagd. Bij de identificatie moet –buiten de witwasverplichtingen vervat in de wet van 11 januari 1993 en het OVB-reglement van 30 december 2011- enkel de identificatie gevraagd worden van de advocaat en van de tegenpartij met een korte aanwijzing van het probleem (bijvoorbeeld: recuperatie facturen, problemen met betrekking tot publiciteit). Het teveel opvragen van details kan het advocatenkantoor eventueel in problemen brengen.

Het is onmogelijk een volledig waterdicht systeem –zoals gevraagd - tegen “malafide” praktijken te adviseren. Overigens is weinig opgewassen tegen kwade trouw. Wel moet het advocatenkantoor in kwestie misschien overwegen om in haar publiciteit/op haar website de correspondentie via e-mail niet te bevorderen voor nieuwe potentiële cliënten/potentiële tegenstrevers. Ik ben mij wel bewust van de moeilijkheden die zich voor de bonafide cliënten kunnen voordoen.

Edward Janssens

Bestuurder departement deontologie