Deontologie-advies Advies 464

U vraagt advies in volgende aangelegenheid. Voor een goed begrip van de zaak zet ik vooreerst de feiten, met inbegrip van enkele citaten uit de gevoerde briefwisseling, uiteen.

Op 18.07.2012 werd mr. X (balie A) geraadpleegd door mevrouw V in het kader van een vereffeningverdeling. Mr. Y (balie B) is de raadsman van mevrouw W, de ex-echtgenote van mevrouw V.

Bij brief van 18.07.2013 meldt mr. X haar tussenkomst aan notaris Z en formuleert ze enkele opmerkingen m.b.t. het door haar cliënt overgemaakte ontwerp van staat van vereffening-verdeling.

Tevens bij schrijven d.d. 18.07.2013 meldt mr. X haar tussenkomst aan mr. Y en vraagt ze haar de nodige stukken over te maken:

Met betrekking tot de mededeling van de vacatie van 28.08.2012 meende mr. X dat ze nog bericht van de notaris zou krijgen. Daarnaast beweert mr. X dat zij niet op de hoogte was van het feit dat de ondertekening alsdan zou plaatsvinden.

Op 28 augustus gaat de ondertekening door in afwezigheid van Mr X en haar cliënte. Een tweede notaris wordt opgeroepen om de afwezige partij te vervangen.

Na de vakantie van mr. X (13 tot 26 augustus 2012) had zij van niemand iets vernomen in dit dossier, zodat ze bij eenzelfde brief d.d. 30.08.2012 mr. Y en notaris Z aanschreef:

Op 05.09.2012 antwoordt mr. Y:

Bij brief van 06.09.2012 aan mr. Y schrijft mr. X:

Met de brief d.d. 07.09.2012 van mr. Y verneemt mr. X dat de staat van vereffening-verdeling ondertekend werd op 28.08.2012 en aldus definitief en uitvoerbaar is:

Vervolgens heeft mr. X notaris Z telefonisch gecontacteerd. Op 12.09.2012 zou deze laatste aan mr. X meegedeeld hebben dat hij de brief van mr. X d.d. 18.07.2012 nooit heeft gezien (eerst was hij intern verloren gegaan en daarna zei hij dat hij zijn post niet heeft gekregen in de periode dat hij met vakantie was in juli) en dus maar van de tussenkomst van mr. X zou geweten hebben door haar brief van 30.08.2012. Volgens mr. X zou de notaris tevens gezegd hebben dat mr. Y op de vacatie met geen woord zou gerept hebben over haar, dat hij anders zeker contact zou opgenomen hebben met het kantoor van mr. X.

Mr. Y betwist dit, verwijzend naar de mededeling van notaris Z dat hij mr. X telefonisch zou gecontacteerd hebben en mr. X hem zou gezegd hebben niet te kunnen optreden omdat zij de schuldbemiddelaar van mevrouw V zou zijn.

Mr. X heeft tevens telefonisch contact gehad met notaris U (de tweede aangestelde notaris) om te achterhalen hoe hij de staat van vereffening-verdeling had ondertekend. Volgens mr. X viel ook hij uit de lucht en zou niemand op de vacatie melding hebben gemaakt van haar tussenkomst of van haar brief met opmerkingen.

Volgens mr. Y kan mr. X dit laatste niet vernomen hebben van notaris U omdat mr. Y en haar cliënte al waren vertrokken toen hij aankwam.

Omdat mr. Y mr. X aldus volledig zou genegeerd hebben werd de staat van vereffening-verdeling definitief en kan mr. X geen zwarigheden meer formuleren. Dit zou nadelig kunnen zijn voor haar cliënte.

Mr. X dient dan ook bij de stafhouder klacht in tegen mr. Y.

Op basis van voormelde gegevens verleen ik u volgend advies.

Mr. X heeft op deze brief de datum “28.08.2012” omcirkeld en het volgende erbij geschreven: “? Uur? Bij notaris Z?” om dit te faxen naar mr. Y. Later bleek deze fax mr. Y niet bereikt te hebben.

Hieruit kan dan ook niet anders afgeleid worden dan dat mr. X wel degelijk op de hoogte was van een “vastgestelde vacatie”. Dit betekent evenwel niet dat ze wist dat tijdens deze vacatie de staat van vereffening – verdeling zou getekend worden.

Hoewel mr. X ervan uitging dat de datum een vergissing betrof omdat ze niets van haar cliënte vernomen had, had zij voorzichtigheidshalve meer informatie moeten inwinnen zowel bij de notaris als bij mr. Y ten einde na te gaan of de vacatie van 28.08.2012 al dan niet zou plaatsvinden en om de bedoeling van de geplande vacatie na te gaan. Mr. Y schreef zelf in haar brief van 20.07.2012 “Mocht U deze stukken niet ontvangen van de notaris, gelieve mij te verwittigen zodat ik U een en ander nog kan voorleggen voor de vastgestelde vacatie van 28.08.2012.” (eigen markering). Uit het voorliggend dossier blijkt niet dat mr. X voor 30.08.2012 de stukken heeft opgevraagd bij de notaris.

Mr. X is hier in gebreke gebleven.

Verder beweert mr. Y dat mr. X telefonisch aan notaris Z zou meegedeeld hebben dat zij niet kan optreden voor mevrouw V omdat zij haar schuldbemiddelaar zou zijn.

In de brieven d.d. 18.07.2012 aan respectievelijk mr. Y en notaris Z deelt mr. X mee dat ze optreedt voor mevrouw V. Ze schrijft niet dat ze haar schuldbemiddelaar zou zijn.

Dat mr. Y hieruit afleidt dat mr. X optreedt als persoonlijke raadsman van mevrouw V, blijkt wel degelijk uit haar brief van 20.07.2012:

Mr. X meldt eveneens haar tussenkomst aan de notaris.

Deze brieven zijn duidelijk. Hieruit blijkt dat mr. X optrad als advocaat van mevrouw V.

Mr. Y stelt dat ze “toch geen argwaan moet gaan koesteren tegen een notaris die mij zoiets vertelt, waarvan ik toch mag aannemen dat deze de waarheid vertelt.” (brief van mr. Y d.d. 07.12.2012 aan stafhouder B, punt 4, in fine). Aangezien mr. Y op basis van de brief van mr. X d.d. 18.07.2012 over andere informatie beschikte en de mededeling dat mr. X schuldbemiddelaar zou zijn een onverwacht nieuw gegeven was, mag toch van mr. Y verwachten worden dat ze telefonisch contact zou opnemen met mr. X om haar hoedanigheid na te gaan. Mr. Y diende zelf de hoedanigheid van mr. X te onderzoeken indien zij hierover twijfels had.

Tot slot blijkt uit de brief van mr. Y d.d. 07.09.2012 dat tijdens de vacatie op 28.08.2012 de staat van vereffening en verdeling in afwezigheid van mr. X en haar cliënte werd ondertekend en aldus definitief en uitvoerbaar werd.

In dit verband verwijs ik naar artikel 9 van het OVB-reglement van 31 januari 2007 betreffende de aan procedures verbonden regels van confraterniteit, dat luidt als volgt:

Vooreerst merk ik op dat het genoemd reglement van toepassing is op alle procedures, zowel civielrechtelijke, strafrechtelijke als administratiefrechtelijke en dat de principes die in dit reglement terug te vinden zijn, toegepast kunnen worden op problemen die niet specifiek gereglementeerd zijn (P. DE JAEGERE, “Commentaar bij het reglement betreffende de aan procedures verbonden regels van confraterniteit”, Ad Rem, 2007, nr. 2, 24.). Dienvolgens is het reglement (en in casu artikel 9) tevens van toepassing op een procedure van vereffening en verdeling.

Volgens artikel 9 had mr. Y “al het mogelijke” moeten doen om mr. X te contacteren, niettegenstaande volgens notaris Z mr. X zou gezegd hebben dat ze niet kan optreden voor mevrouw V omdat zij haar schuldbemiddelaar zou zijn. Zoals hierboven reeds gezegd, had mr. Y toch minstens telefonisch contact moeten opnemen met mr. X. Dit, noch enige andere vorm van contactname, is gebeurd.

Omdat mr. X en haar cliënte niet opdaagden werd wel de tweede notaris (notaris U) gecontacteerd en gevraagd om naar het kantoor van notaris Z te komen om het proces-verbaal te ondertekenen (brief van mr. Y d.d. 07.12.2012 aan stafhouder Aspeele). Hierdoor werd de staat van vereffening en verdeling aldus definitief en uitvoerbaar.

Hoewel mr. Y mr. X schriftelijk had verwittigd van de datum van de vacatie (brief van 20.07.2012), heeft ze niet te kennen gegeven dat de staat dan in elke geval zou ondertekend worden (artikel 9, tweede lid reglement confraterniteit).

Ik meen dan ook dat mr. Y een inbreuk heeft gepleegd op artikel 9 van het reglement confraterniteit.

Besluitend meen ik dat beide confraters boter op hun hoofd hebben (ik stel mij zelfs vragen over de handelswijze van de notaris, doch vind ik in het dossier geen verklaring van notaris Z of van zijn ordinale overheid terug, zodat ik mij hierover niet kan uitlaten). Enerzijds diende mr. X de stukken op te vragen bij de notaris, minstens opnieuw contact op te nemen met mr. Y voor de datum van de “vastgelegde vacatie”(28.08.2012) en niet erna. Mr. X is hier in gebreke gebleven.

Anderzijds is mr. Y blindelings afgegaan op de bewering van de notaris dat mr. X schuldbemiddelaar zou zijn en niet de raadsman van haar cliënte, terwijl uit de brief d.d. 18.07.2012 van mr. X het tegendeel blijkt. Mr. Y diende tijdens de vacatie dit minstens telefonisch zelf uit te klaren met mr. X. Dit is niet gebeurd.

Tot slot leeft mr. Y mijns inziens het voorschrift van artikel 9 van het reglement confraterniteit niet na – en dit is m.i. de zwaarste tekortkoming - door niet al het mogelijke te doen om mr. X te contacteren toen ze vaststelde dat ze niet aanwezig was. Het dossier werd definitief afgehandeld zonder mr. X hiervan op voorhand uitdrukkelijk in kennis te stellen. Mr. Y handelde mijns inziens dan ook niet confraterneel.

Edward Janssens
Bestuurder departement deontologie