Deontologie-advies Advies 446

U wordt geconfronteerd met volgend probleem: twee partijen, vertegenwoordigd door een advocaat, voeren vertrouwelijke onderhandelingen via de raadslieden. Deze onderhandelingen hebben uiteindelijk niet geleid tot een akkoord. Thans is één van de partijen in faillissement en de curator vraagt kopie van de stukken en brieven in verband met de onderhandelingen. Uw vraag of is of dit kan.

Uw vraag welke stukken door de opgevolgde advocaat moeten worden meegedeeld, wordt vaak gesteld. Derhalve ben ik zo vrij terug te komen op de algemene problematiek van de mededeling van stukken bij opvolging.

Vooreerst geef ik aan welke stukken / documenten (niet) mogen worden teruggegeven bij een gewone opvolging (dus geen opvolging van en door een gerechtelijke mandataris).

a) Terug te geven aan de cliënt (in een gewone aangelegenheid; dus niet in een zaak van een opvolging door of van een gerechtelijke mandataris)

1. Stukken / documenten terug te geven aan de cliënt:

alle door de cliënt op diens kosten aan zijn advocaat ter beschikking gestelde akten, documenten, stukken en voorwerpen;

alle procedurestukken, inbegrepen de door de advocaat reeds genomen conclusies;

officieel meegedeelde stukken door de tegenpartij;

briefwisseling met de cliënt.

Hierbij is het irrelevant of de cliënt de kosten (bijvoorbeeld de kosten voor een kopie van een strafdossier, dagvaardingskosten, expeditiekosten, ...) reeds betaald heeft. Hoe de stukken en dergelijke in het dossier kwamen (door de cliënt, door de advocaat, door de tegenpartij of een derde) heeft evenmin enig belang.

2. Niet terug te geven zolang het ereloon niet betaald is:

persoonlijke nota’s, memorie, aantekeningen over rechtspraak en rechtsleer en in het algemeen wat de vrucht is van de arbeid en de studie van de advocaat, wel kunnen deze stukken worden bezorgd.

3. Niet terug te geven aan de cliënt:

de stukken die ook tegenover de cliënt een vertrouwelijk karakter hebben. Dit geldt onder andere voor vertrouwelijke briefwisseling tussen raadslieden, noties van de advocaat met betrekking tot vertrouwelijke gesprekken met derden, tegenstrevers of tegenpartijen, gegevens uit strafdossiers, persoonlijke dossiers, medische dossiers en alle stukken die de advocaat bekwam onder uitdrukkelijke of stilzwijgende voorwaarde om ze ook tegenover zijn cliënt als vertrouwelijk te beschouwen.

b) Te geven aan de opvolgende advocaat (in een gewone opvolging; dus niet door een of van een gerechtelijke mandataris)

Het betreft hier dezelfde stukken. Evenwel mogen aan de opvolgende advocaat ook de vertrouwelijke briefwisseling en de vertrouwelijke stukken worden meegedeeld. De opvolgende advocaat heeft overigens de plicht tot beroepsgeheim met betrekking tot deze stukken.

c) De advocaat wordt opgevolgd door een gerechtelijk mandataris

De opgevolgde advocaat zal zich onthouden van enig verder optreden in de dossiers tenzij hij hiertoe uitdrukkelijk wordt gemandateerd.

De opgevolgde advocaat is gehouden de gerechtelijke mandataris onmiddellijk alle door de cliënt of op diens kosten aan zijn advocaat ter beschikking gestelde aktes, documenten, stukken en voorwerpen over te maken. Tevens maakt hij alle procedurestukken over, met inbegrip van de reeds ter griffie neergelegde en/of aan andere partijen overgemaakte conclusies. Ook maakt hij de officiële briefwisseling over, evenals alle andere briefwisseling gevoerd met derden, rechtbanken en/of griffies en die aldus geen vertrouwelijk karakter hebben.

De opgevolgde advocaat zal erover waken geen memories, nota’s, briefwisseling en dergelijk meer te overhandigen aan de gerechtelijke mandataris, bevattende informatie die louter door het overhandigen van deze documenten, mogelijkerwijze het beroepsgeheim zouden kunnen schenden.

De opgevolgde advocaat kan bij de overhandiging van het dossier geen betaling van zijn ereloonstaat eisen noch de overhandiging ervan afhankelijk stellen. Hij/zij zal zijn vordering moeten kenbaar maken aan de gerechtelijke mandataris, die, afhankelijk van de aard van het gerechtelijk mandaat en in functie van de toepasselijke wetgeving ter zake, het gepaste gevolg zal voorbehouden aan deze kosten- en ereloonstaat.

d) De advocaat volgt een gerechtelijk mandataris op

De gerechtelijke mandataris, die door een advocaat wordt opgevolgd, zal aan hem het volledige dossier overhandigen met inbegrip van alle procedurestukken, alle aktes, documenten en stukken, alle briefwisseling gevoerd tussen partijen, met inbegrip van nota’s, memories en andere stukken, relevant voor de afhandeling van het dossier. De eventueel gevoerde vertrouwelijke briefwisseling, notities met een vertrouwelijk karakter dient hij te bewaren, ook ten aanzien van de cliënt (naar de aanbeveling van de Antwerpse Raad van de Orde 28 juni 2004)

Als besluit deel ik dan ook uw mening dat vertrouwelijke briefwisseling gevoerd tussen partijen en de raadslieden niet kunnen meegedeeld worden aan de opvolgende curator.

Edward Janssens

Bestuurder departement deontologie