Deontologie-advies Advies 44

De Voorzitster van de Vereniging van Vlaamse Balies, Mr Boliau, maakt mij uw brief van 4 augustus ll. over met het verzoek daarop te antwoorden.

Ik zal U een antwoord verstrekken in de volgorde van de door U gestelde vragen en onder verwijzing naar de bijgevoegde documentatie.

1. Bestaat er voor advocaten een schriftelijke deontologische code ?

Er bestaan inderdaad in de diverse balies deontologische of huishoudelijke reglementen met deontologische strekking, welke in het algemeen gesproken een gelijklopende inhoud hebben, doch welke in de details wel afwijkend kunnen zijn van elkaar, en welke min of meer uitgebreid zijn.

Sommige van deze deontologische codes zijn uitgegeven in boekvorm, andere dienen bij de diverse balies opgevraagd te worden.

Ik voeg hieraan toe dat geen enkele balie een specifieke reglementering heeft wat betreft de plichten op deontologisch gebied van advocaten in verband met witwaspraktijken.

Daarenboven bestaat er een deontologische norm bepaald in artikel 456 Ger.W., welke in algemene bewoordingen stelt dat de raad van de Orde (elke raad van de Orde) de beginselen van waardigheid, rechtschapenheid en kiesheid die aan het beroep ten grondslag liggen, dient te handhaven en de eer van de Orde van Advocaten dient op te houden.

Waar de wetgeving in verband met het witwassen van misdaadgeld op alle rechtsonderhorigen van toepassing is, geldt het zonder twijfel een verplichting die ook deontologisch kan gesanctioneerd worden in naleving van de beginselen van waardigheid, rechtschapenheid en kiesheid.

Naast de plaatselijke Ordes bestaat in België ook de Nationale Orde van Advocaten, welke door alle Belgische balies samen wordt gevormd en die hoofdens artikel 488 e.v. Ger.W. specifieke wettelijke bevoegdheden bezit, o.m. de bepaling van de regels en gebruiken van het beroep en de eenmaking daarvan (artikel 494 Ger.W.).

De reglementen die de algemene raad van de Nationale Orde aanneemt zijn bindend voor alle advocaten (artikel 501 Ger.W.).

Terzake de witwaswetgeving heeft de Nationale Orde echter geen reglement aangenomen, doch wel een aanbeveling.

Ik voeg in bijlage een excerpt uit : J. STEVENS, Regels en gebruiken van de advocatuur te Antwerpen, 2^de Ed., pag. 731 tot 738, waarin deze aanbeveling is opgenomen (pag. 736).

Ook al gaat het niet om een reglement en is deze aanbeveling dus strikt gesproken niet bindend hoofdens artikel 501, 1^ste lid Ger.W., op alle advocaten van het land, toch mag gesteld worden dat als uitdrukking van de plichten van rechtschapenheid, waardigheid en kiesheid, de inhoud van deze aanbeveling als een deontologische norm voor de Belgische advocatuur kan beschouwd worden en bij niet nakoming van de regelen van deze aanbeveling een advocaat voor de raad van de Orde kan opgeroepen worden en gestraft wegens inbreuk op een deontologische regel.

Naast deze aanbeveling bestaat er een ander reglement van de Nationale Orde, nl. het reglement derdengelden van 19 januari 1989. Ik voeg eveneens bij deze brief de op dit reglement betrekking hebbende pagina's 720 tot 723 van hiervoor geciteerd boek.

De essentie van dit reglement is dat advocaten de gelden, ongeacht of ze deze ontvangen in speciën, per cheque, door overschrijving of storting, onmiddellijk moeten plaatsen op het credit van de derdenrekening, en dat tussen advocaten eveneens gebruik moet gemaakt worden van derdenrekeningen.

De gelden van cliënten of derden moeten dus noodzakelijkerwijze, ook wanneer ze in speciën zijn ontvangen, afgezonderd worden van de gelden van de advocaten en geplaatst op een speciale rekening, onderscheiden van de privé of kantoorrekeningen van de advocaat, op welke rekening het hoofd van de Orde toezicht kan uitoefenen.

Dit reglement is bindend hoofdens artikel 501, 1^ste lid Ger.W., voor alle advocaten van het land ; niet navolgen van de regels van het reglement kan leiden toch tuchtvervolging en maakt een deontologische inbreuk uit.

Wanneer de advocaat voorziet dat hij bepaalde derdengelden voor een langere periode zal dienen te bewaren, dan dient hij deze gelden af te zonderen op een bijzondere derdengeldenrekening, zodat de gelden inkomsten genereren voor de cliënt.

Het statuut van deze bijzondere rekening is niet afwijkend van dat van de normale derdengeldenrekening van de advocaat.

2. De advocaat dient de geldtransacties die hij ontvangt, boekhoudkundig te boeken ook wanneer deze via de door hem beheerde derdenrekeningen of rubriek-derdenrekeningen transiteren.
Dit is een gevolg van artikel 320 van het Wetboek Inkomstenbelasting1992 dat de verplichting een dagboek te houden oplegt aan de beoefenaars van de vrije beroepen, waaronder de advocaten.

De naleving van deze fiscale verplichting wordt ook als een deontologische plicht beschouwd en dus kan niet naleving leiden tot tuchtvervolging.

In het Belgisch Staatsblad van 30 december 1998 verscheen het Ministerieel Besluit van 17 december 1998 betreffende de vastlegging van de door de advocaat bij te houden boekhouddocumenten in uitvoering van artikel 320 van het Wetboek Inkomstenbelasting.

De verplichtingen opgelegd in het nieuw Ministerieel Besluit, dat het oude Ministerieel Besluit van 6 november 1976 vervangt, zijn dezelfde, enkel worden een aantal rubrieken van dagboek gewijzigd en er worden rubrieken bijgevoegd.

Ik voeg een overzicht van deze fiscale verplichtingen (aanvulling inzake boekhouddocumenten) met de commentaar op het vorig Ministerieel Besluit van 6 november 1976, die nog onverminderd van toepassing blijft, zoals verschenen in het Vademecum van de Orde van Advocaten te Antwerpen, II, B, F 11 t/m 15.

Daarnaast verwijs ik naar het artikel terzake van COPPENS, Baten en boekhouddocumenten van de advocaten, Bulletin van de belastingen, 1984, 1576, nr 629, en PODEVYN, De fiscus en de advocatuur over de door de advocaat bij te houden boekhouddocumenten, R.W. 1976-77, 1711.

Het dagboek moet voorafgaandelijk aan de invulling worden genummerd en geparafeerd door de dienstchef van de Controle Directe Belastingen.

In het dagboek, volgens het model bepaald bij meergemeld Ministerieel Besluit van 17 december 1998, voorheen Ministerieel Besluit van 6 november 1976, zijn kolommen voorzien waar de voor rekening van derden (klanten of anderen) ontvangen sommen dienen opgenomen te worden op datum van hun binnenkomen en ook op datum van hun buitengaan.

Het betreft alle sommen, ook degene die de advocaat in speciën zou ontvangen hebben.

Daarnaast moet de advocaat volgens meergemeld Ministerieel Besluit per zaak of cliënt een individuele rekening opstellen waarop alle verrichtingen betreffende de zaak of cliënt worden aangebracht.

Deze rekeningen worden systematisch, alfabetisch of numeriek gerangschikt en zijn niet aan bepaalde vormvoorschriften onderworpen (zoals het dagboek).

Deze in te vullen rekeningen mogen per computer gehouden worden. Wat het dagboek betreft, kan dat evenzeer gebeuren en dan mag de inschrijving in het dagboek beperkt worden tot een maandelijkse inschrijving op voorwaarde dat de computerboekhouding conform het model van het dagboek en met eenzelfde periodiciteit wordt verricht.

De computerboekhouding dient dan eigenlijk als een hulpdagboek.

3. De advocaat dient bovendien, volgens dezelfde reglementering, ontvangstbewijsboekjes te bezitten, gedrukt door een door het bestuur erkende drukker (de lijst van deze drukkers vindt men in de Commentaar Inkomstenbelastingen, uitgegeven door de administratie onder artikel 320).

Er dient een fiscaal ontvangstbewijs te worden afgeleverd (en het dubbel dient bewaard in het ontvangstbewijsboekje) voor elke betaling van erelonen of terugbetaling van kosten die de advocaat ontvangt in speciën.

Een dergelijk fiscaal ontvangstbewijs dient dus niet afgeleverd voor een betaling die over een rekening geschiedde en ook niet voor betalingen andere dan erelonen of terugbetaling van kosten.

Zoals echter gezegd, dient de advocaat deze gelden, die in speciën zijn ontvangen, wel boekhoudkundig te boeken (zie punt 2).

Stafhouder Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie

TEKST ADVIES