Deontologie-advies Advies 388

U vraagt mijn advies met betrekking tot het al dan niet vertrouwelijk karakter van een aantal brieven gewisseld tussen een advocaat van de balie A en een advocaat van de balie B.

In het kader van een hangende procedure doet de advocaat van balie A namens zijn cliënt bij brief van 7 oktober 2009 aan de advocaat van balie B een uitgewerkt voorstel van minnelijke regeling.

Bij brief van 28 oktober 2009 vraagt de advocaat van balie B aan de advocaat van balie A verduidelijking van het voorstel met betrekking tot een passage over het niet gebruiken van een dak.

Zij schrijft daarin onder meer:

“Kan U mij uw vertrouwelijk schrijven dd. 7 oktober 2009 verduidelijken met betrekking tot “het niet gebruiken van het dak”?

Indien dit inhoudt dat mijn cliënt afstand zou doen van eigendomsaanspraken op zijn terras, zal, minstens wat dit punt betreft, verdere procedure moeten worden gevoerd.

Indien U het dak bedoelt waar de airconditioning thans op staat gehecht, dan bevestig ik U dat mijn cliënt op dit deel uiteraard geen aanspraken van eigendom doet.”

Bij brief van 28 oktober 2009 antwoordt de advocaat van balie A:

“Uiteraard doelt cliënt niet op het terras van ± 1meter diepte dat rechtstreeks uitgeeft op de achterkant van het appartementsgebouw van uw cliënt, maar wel op het verlengde daarvan, ‘t is te zeggen het plat dak boven de achterbouw van mijn cliënt.

Of met andere woorden: de scheidingslijn van beide eigendommen is gelegen op de plaats waarop het appartement boven dat van uw cliënt een balustrade is aangebracht.

Kan u me bevestigen dat uw cliënten onder deze voorwaarden bereid zijn te regelen?”

Bij brief van 9 december 2009 antwoordt de advocaat van balie B:

“Bij deze ben ik zo vrij te verwijzen naar mijn schrijven van dd. 28 oktober 2009 en de bevestiging van Uwentwege in naam van uw cliënt dat het terras door mijn cliënt aangekocht, loopt over de volledige lengte - breedte.

Bij deze kan ik U bevestigen dat een akkoord dienaangaande is bereikt, waarbij ik U dank weet een dading te willen overmaken die dan in een akkoordconclusie voor het Hof van Beroep kan worden bekrachtigd, voor zover U dit nodig acht.”

De advocaat van balie A stelt vervolgens een akkoordconclusie op, waarvan de inhoud overeenstemt met de brief van 7 oktober 2009 en de latere verduidelijking met betrekking tot het dak. In dat

verband staat in de akkoordconclusie te lezen:

“Appellant erkent dat hij geen enkel eigendomsrecht heeft op het terras van geïntimeerden dat loopt over de volledige lengte van hun appartement en een diepte van ± 1 meter (zijnde tot op de plaats waar op de bovenliggende appartementen een balustrade werd aangebracht)” (markering toegevoegd)

De advocaat van balie B past deze passage in akkoordconclusie als volgt aan:

“Appellant erkent dat hij geen enkel eigendomsrecht heeft op het terras van geïntimeerden dat loopt over de volledige lengte van hun appartement, het terras heeft een afmeting van 3,55 meter op 10,20 meter, zijnde 36,20m² (zijnde tot op de plaats waar op de bovenliggende appartementen een balustrade werd aangebracht).”
(markering toegevoegd)

Als gevolg van deze aanpassing ontstaat tussen partijen een discussie over het eerder gesloten akkoord en de interpretatie daarvan. Meteen rijst ook de vraag of bepaalde brieven in rechte kunnen worden overgelegd.

Terecht steunen beide betrokken stafhouders zich op art. 2, eerste lid, 4° van het reglement van de Nationale Orde van Advocaten met betrekking tot het overleggen van briefwisseling tussen advocaten. Dit artikel stelt dat elke mededeling tussen advocaten, zelfs vertrouwelijk gedaan, uit naam van een partij, wanneer ze bepaalde voorstellen behelst die onvoorwaardelijk uit naam van de andere partij worden aangenomen, haar vertrouwelijk karakter verliest.

Zoals blijkt uit bovenstaande citaten kan moeilijk worden betwist dat de advocaat van balie A uit naam van zijn cliënt in een brief van 7 oktober 2009 bepaalde voorstellen heeft gedaan. Evenmin kan worden betwist dat de advocate van balie B deze voorstellen uit naam van haar cliënt heeft aanvaard bij brief d.d. 9 december 2009.

Bijzonder in deze zaak is dat er tussen beide brieven nog andere briefwisseling werd gevoerd om het voorstel te verduidelijken. Het gaat om de brief d.d. 28 oktober 2009 waarin de confrater van balie B

verduidelijking vraagt en de brief van zelfde datum waarin de confrater van balie A verduidelijking geeft. In de brief d.d. 9 december 2009 van de advocaat van balie B, waarin het voorstel wordt aanvaard, wordt uitdrukkelijk verwezen naar deze verduidelijking.

Gezien er sprake is van een uitdrukkelijk voorstel uitgaande van een cliënt dat onvoorwaardelijk werd aanvaard uit hoofde van de cliënt van de andere partij, zijn voormelde brieven d.d. 7 oktober 2009 (voorstel) en 9 december 2009 (aanvaarding) niet vertrouwelijk. Hetzelfde geldt m.i. voor de wederzijdse brieven van 28 oktober 2009, waarin het voorstel wordt verduidelijkt. Deze brieven behelzen immers het akkoord tussen partijen via hun raadsleden.

Ik stel vast dat stafhouder X van oordeel is dat er geen akkoord tot stand kwam en dat de brieven dus vertrouwelijk moeten blijven.

Hij motiveert dit als volgt:

“Inderdaad heeft confrater D. geschreven dat er een akkoord is maar klaarblijkelijk hebben beide confraters niet hetzelfde bedoeld.

Er is slechts een akkoord indien de cliënt akkoord is met de interpretatie door confrater D van haar eigen brief d.d. 09.12.2009 en deze interpretatie blijkt uit haar versie van de akkoordbesluiten.

Aangezien de cliënt van confrater D niet met deze versie akkoord gaat, is er dus kennelijk geen akkoord.”

Ik vrees dat deze redenering niet kan worden gevolgd. Er moet immers een onderscheid worden gemaakt tussen een akkoord en de interpretatie van het akkoord.

Voor de beoordeling van de vraag of bepaalde briefwisseling tussen advocaten niet vertrouwelijk is bij toepassing van art. 2, eerste lid, 4° van het reglement moet de stafhouder enkel formeel nagaan of er tussen de betrokken advocaten, handelende namens hun respectieve cliënten, een akkoord tot stand kwam, met name een voorstel of aanbod en een onvoorwaardelijke aanvaarding.

Eens deze vaststelling is gemaakt, moet de stafhouder beslissen dat de desbetreffende briefwisseling niet vertrouwelijk is.

Het is niet de taak van de stafhouder om zich uit te spreken over de draagwijdte van het akkoord, noch over de vraag of de cliënt gebonden is door het akkoord afgesloten via de advocaten. Dit is de

betekenis van art. 5 van het reglement: “Het recht de briefwisseling over te leggen wijzigt niets aan het bestaan en de draagwijdte van de ingeroepen overeenkomst.”

Beide partijen behouden voor de rechtbank het recht om te betwisten dat er een akkoord tot stand gekomen is en deze of gene interpretatie van het akkoord aan te vechten. Op burgerrechtelijk vlak zijn noch de partijen, noch hun advocaten gebonden door het oordeel van de stafhouder over het bestaan van een voorstel en een aanvaarding als basis voor de bevestiging van het niet vertrouwelijk karakter van bepaalde brieven.

Ik ben dienvolgens van oordeel dat de vier brieven van respectievelijk 7 oktober 2009, 28 oktober 2009, 28 oktober 2009 en 9 december 2009 in rechte mogen worden overgelegd, zodat de rechter op basis van kennisname van deze brieven kan oordelen of er een overeenkomst tot stand kwam en wat de precieze bedoeling van partijen daarbij was.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie