Deontologie-advies Advies 367

U vraagt mijn advies betreffende het al dan niet vertrouwelijk karakter van twee brieven van respectievelijk 30 maart 2009 en 2 april 2009 van mr. X van de balie van A aan mr. Y van de balie van B.

Mr. X beëindigt de brief van 30 maart 2009 met de zin:

In de brief van 2 april 2009 staat

Mr. Y heeft geen van beide brieven beantwoord.

In de daaropvolgende procedure verzet hij zich evenwel tegen het gebruik van deze brieven door mr. X, omdat de brieven volgens hem vertrouwelijk zijn. Hij argumenteert dat de brieven vertrouwelijk zijn omdat hij het niet-vertrouwelijk karakter nooit heeft aanvaard.

Zoals u weet is de algemene regel dat alle brieven tussen advocaten (in hun hoedanigheid van advocaat) vertrouwelijk zijn.

Op deze regel bestaan krachtens het reglement van de Nationale Orde van advocaten, dat nog steeds geldt, vijf uitzonderingen. Mr. X beroept zich op de uitzondering van art. 2.3 bis van het reglement:

Deze regel, die een uitzondering is op art. 2.3, waarin staat dat elke mededeling, zonder voorbehoud en niet-vertrouwelijk gedaan, ten verzoeke van een partij, om er kennis van te geven aan een andere partij, het vertrouwelijk karakter verliest op voorwaarde dat de geadresseerde ze uitdrukkelijk aanvaardt als zijnde niet-vertrouwelijk, moet uiterst restrictief worden geïnterpreteerd.

Art. 2.3 bis betreft een brief met uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten.

De lectuur van de brieven van 30 maart 2009 en 2 april 2009 leert onmiddellijk dat deze brieven veel meer inhouden dan uitsluitend nauwkeurig omschreven feiten.

Art. 2.3 bis van het reglement kan dan ook niet worden toegepast.

De brieven maken ook geen akte van rechtspleging uit (art. 2.1), houden geen eenzijdige verbintenis in (art. 2.2) en bevatten geen voorstellen die door de andere partij onvoorwaardelijk werden aanvaard (art. 2.4).

De enige regel waarop mr. X zich desgevallend kan beroepen, is deze van art. 2.3, met name de meest algemene uitzondering op de regel van vertrouwelijkheid

Het wordt niet betwist dat mr. Y, die de brieven niet beantwoordde, het niet-vertrouwelijk karakter van de brieven niet heeft aanvaard.

Gezien de aanvaarding door de geadresseerde een essentiële voorwaarde is om te kunnen spreken van een niet-vertrouwelijke brief in de zin van art. 2.3 en gezien aan deze voorwaarde niet is voldaan, zijn de brieven krachtens de algemene regel vertrouwelijke brieven en kunnen ze in rechte niet worden overgelegd.

Ik lees in de briefwisseling ook dat wordt geargumenteerd dat mr. Y niet te goeder trouw is, omdat hij aan mr. X niet liet weten dat hij het niet-vertrouwelijk karakter van de brieven niet aanvaardde.

Geen enkele bepaling van het reglement vereist dat een advocaat uitdrukkelijk laat weten aan zijn confrater dat hij het niet-vertrouwelijk karakter van een brief niet aanvaardt.

De algemene regel is dat de brieven vertrouwelijk zijn en er bestaat geen enkele verplichting in hoofde van de ontvanger van een niet-vertrouwelijk brief om het niet-vertrouwelijk karakter van deze brief te aanvaarden. Het is niet onconfraterneel om het niet-vertrouwelijke karakter van een brief niet te aanvaarden.

De advocaat die een brief verzendt, waarvan hij wenst dat de brief niet-vertrouwelijk is en dus kan worden overgelegd in rechte, moet weten dat de mogelijkheid om een niet-vertrouwelijke brief te creëren krachtens het reglement aan zeer strikte en beperkende voorwaarden is onderworpen. Behalve in een aantal specifieke gevallen is een van deze voorwaarden het akkoord van de ontvanger van de brief. De advocaat die een niet-vertrouwelijke brief verzendt weet dat deze brief slechts nietvertrouwelijk wordt wanneer de ontvanger daarvan uitdrukkelijk het niet-vertrouwelijk karakter aanvaard. Het behoort tot de plicht van diligentie van de afzender om de ontvanger van de brief daaraan te herinneren en om de nodige conclusies te trekken uit het feit dat hij bijvoorbeeld geen antwoord krijgt van de ontvanger van de brief.

U weet dat er voorstellen zijn om het reglement ter zake te versoepelen, maar u weet evenzeer dat deze voorstellen tot op heden niet werden aanvaard. Het reglement is strikt en moet ook strikt worden geïnterpreteerd, bij gebreke waarvan elke rechtszekerheid met betrekking tot deze kwestie verloren zal gaan.

Mijn advies is dus dat de brieven van 30 maart 2009 en 2 april 2009 zonder enige twijfel vertrouwelijke brieven zijn en niet kunnen worden overgelegd in rechte.

Philippe De Jaegere

Bestuurder departement deontologie