Deontologie-advies Advies 365

Meester X (balie A) zendt op 14 november 2007 aan meester Y (balie B) een brief waarin zij meester Y begroet als tegenstrever en waarin zij haar stukken meedeelt.

Daarnaast gaat zij in deze brief ook in op een verzoek van meester Y om nogmaals ter plaatse te gaan. Zij schrijft dat zij er, om redenen die zij in de brief nader uiteenzet, niet in gelooft dat de cliënte van meester Y toch nog ter plaatse zou willen komen.

De brief bevat geen enkele specifieke vermelding over het al dan niet vertrouwelijke karakter ervan.

Meester Y wil de brief in rechte voorleggen en meent dat de brief niet vertrouwelijk is. Meester X betwist dit.

Meester Y steunt zich op artikel 2, eerste lid, 1. van het reglement betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten.

Artikel 2 van het reglement vermeldt welke brieven tussen advocaten (die krachtens artikel 1 in principe vertrouwelijk zijn) het vertrouwelijke karakter verliezen. Een van deze brieven is “elke mededeling die een akte van rechtspleging uitmaakt of vervangt”.

De overlegging van stukken overeenkomstig artikel 737 Gerechtelijk Wetboek is een procedurehandeling (in het reglement “akte van rechtspleging” genoemd). Een brief waarbij een advocaat overeenkomstig artikel 737 Gerechtelijk Wetboek aan een andere advocaat zijn stukken meedeelt, verliest dus in principe zijn vertrouwelijk karakter, ook wanneer de brief niet uitdrukkelijk het niet vertrouwelijk karakter vermeldt.

Het tweede lid van artikel 2 bepaalt evenwel:

“De beschikkingen van onderhavig artikel gelden enkel voor die mededelingen welke niets anders behelzen dan wat onder 1., 2., 3., 3.bis en 4. vermeld is.”

Deze uitdrukkelijke bepaling, samen met het feit dat de uitzonderingen op het vertrouwelijk karakter van briefwisseling tussen advocaten restrictief moeten worden geïnterpreteerd, hebben voor gevolg dat algemeen wordt aangenomen dat een brief die vertrouwelijke elementen vermengt met niet- vertrouwelijke, vertrouwelijk moet blijven.

“ Brieven, faxen, telexen, die andere elementen bevatten dienen aldus in hun geheel als confidentieel te worden beschouwd. Toch wordt aangenomen, in de praktijk, dat excerpten van brieven, door de stafhouder aangeduid, kunnen voorgelegd in rechte, of zelfs dat de stafhouder(s) een verklaring zou(den) kunnen opstellen die in rechte kan worden voorgelegd waarin bepaalde passages als het ware geattesteerd worden. Deze laatste mogelijkheid, in het gebruik bij sommige andere balies, moet echter afgekeurd worden omdat de stafhouders daar een interpretatietaak wordt opgelegd doordat zij een tekst moeten redigeren, die mogelijk als onjuist wordt ervaren door één der partijen. De gedeeltelijke voorlegging kan enkel verantwoord zijn in het kader van de bevoegdheid van de stafhouder(s) te zorgen voor de loyale toepassing van artikel 2 van het reglement (waarover verder meer). Buiten deze bevoegdheid is er geen enkele reden of mogelijkheid af te wijken van de regel dat de brieven niets anders mogen bevatten dan wat artikel 2 toelaat voor een officiële brief, en dat, inden ze meer bevatten, ze ook niet als officieel kunnen beschouwd worden, en in hun geheel buiten de debatten dienen gehouden.”
(J. Stevens, Regels en gebruiken van de advocatuur te Antwerpen, 2^de editie, Kluwer Rechtswetenschappen, 1997, nr. 832.)

“Vermits de regel de vertrouwelijkheid is, moeten de uitzonderingen beperkend te worden geïnterpreteerd.
In diezelfde gedachtegang is het dan ook logisch dat in artikel 2 is bepaald dat de uitzonderingen – die hierna worden besproken – enkel gelden voor die mededelingen die niets anders behelzen dan wat in de uitzonderingen is beschreven. Zeer vaak rijzen er betwistingen in het verband met de toepassing van het reglement omdat de brief een “gemengd karakter” heeft: er worden zowel gegevens in opgenomen die onder de uitzonderingen op de vertrouwelijkheid kunnen worden ondergebracht als mededelingen die daarmee zelfs geen uitstaans hebben. In zo’n geval zal deze brief niet (in rechte en daarbuiten) kunnen worden overgelegd, onder voorbehoud van hetgeen hierna wordt gesteld met betrekking tot het optreden van de stafhouder.”
(D. Lindemans, Briefwisseling tussen advocaten, Orde van Advocaten te Antwerpen, Vlaamse Conferentie bij de balie te Antwerpen, nr. 24.)

Toegepast op deze zaak is het overduidelijk dat de kwestieuze brief een vertrouwelijke brief is en moet blijven. De brief bestaat immers voor het grootste gedeelte uit mededelingen die in regel vertrouwelijk zijn.

Het niet-vertrouwelijk karakter van een brief waarbij stukken worden medegedeeld, moet toelaten dat in rechte wordt bewezen dat de stukken effectief werden medegedeeld en dat zij op een welbepaalde datum werden medegedeeld. Dit was vroeger van belang, bijvoorbeeld bij de toepassing van artikel 751 Gerechtelijk Wetboek. Op dit ogenblik is dit voor de procedure van veel minder belang, maar mocht dit op een bepaald ogenblik in de procedure wel belang kunnen hebben, dan zouden mr. X en mr. Y, op grond van de regel van loyaliteit, niet mogen betwisten dat mr. X bij brief van 14 november 2007 de stukken (of welbepaalde stukken) heeft medegedeeld aan mr. Y. Dit is hier blijkbaar niet aan de orde, maar mocht daarover discussie bestaan, dan kan de stafhouder daarin tussenkomen. Dit is immers de zin van artikel 3 van het reglement dat stelt dat in voorkomend geval de stafhouder voor de loyale toepassing van artikel 2 zorgt.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie