Deontologie-advies Advies 352

U vraagt mij advies met betrekking tot het al dan niet vertrouwelijk karakter van 2 brieven van respectievelijk 4 en 11 maart 2009 van mr. X van de balie van A aan mr. Y aan de balie van B.

Ik hoef u niet te zeggen dat in de regel briefwisseling tussen advocaten vertrouwelijk is. Deze kwestie is geregeld door het reglement van de Belgische Nationale Orde voor Advocaten betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten.

In artikel 2 van dit reglement worden vijf uitzonderingen op het vertrouwelijk karakter van briefwisseling tussen advocaten beschreven. Algemeen wordt aangenomen dat deze uitzonderingen restrictief moeten worden geïnterpreteerd.

Ik som voor de volledigheid deze uitzonderingen nogmaals op:

• elke mededeling die een akte van rechtspleging uitmaakt of vervangt;
• elke mededeling die uitdrukkelijk als niet vertrouwelijk bestempeld een eenzijdige verbintenis zonder voorbehoud inhoudt;
• elke mededeling zonder voorbehoud en niet vertrouwelijk gedaan ten verzoeke van een partij om er kennis van te geven aan de andere partij, op voorwaarde dat de geadresseerde ze uitdrukkelijk aanvaardt als zijnde niet vertrouwelijk;
• elke schriftelijke mededeling met vermelding “niet vertrouwelijk” die uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten omvat, als mede het antwoord daarop, en die hetzij een deurwaardersexploot, hetzij een mededeling van partij tot partij vervangt;
• elke mededeling, zelfs vertrouwelijk gedaan uit naam van een partij, wanneer ze bepaalde voorstellen behelst die onvoorwaardelijk uit naam van de andere partij worden aangenomen.

Bij lezing van de brieven van 4 en 11 maart 2009 moet worden vastgesteld dat deze niet voldoen aan een van bovenstaande uitzonderingen.

Het gaat niet om een akte van rechtspleging, het gaat niet om een eenzijdige verbintenis zonder voorbehoud, het gaat niet om uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten en het gaat evenmin om een vertrouwelijk voorstel dat onvoorwaardelijk werd aanvaard.

De enige uitzondering waarop mr. X mogelijkerwijze beroep had kunnen doen was uitzondering 3, met name een niet-vertrouwelijke brief waarvan het niet-vertrouwelijk karakter door de geadresseerde uitdrukkelijk wordt aanvaard.

In casu is er niet alleen geen uitdrukkelijke aanvaarding van het niet-vertrouwelijk karakter, wel integendeel mr. Y heeft uitdrukkelijk en schriftelijk laten weten dat hij het officieel karakter van de brieven niet aanvaardt.

Er is hier volgens mij geen twijfel over mogelijk dat de kwestieuze brieven vertrouwelijke brieven zijn.

De stafhouder van de balie van A is van oordeel dat de briefwisseling wel niet-vertrouwelijk is omdat deze brieven als officieel werden aangemerkt en geen vertrouwelijke elementen bevatten en het niet aanvaarden van het officieel karakter in hoofde van mr. Y een misbruik impliceert.

Het vertrouwelijk karakter van briefwisseling tussen advocaten is de regel en dit is in het geheel niet afhankelijk van de inhoud van de brief, behalve dan met betrekking tot de in artikel 2 vermelde uitzonderingen.

Gezien het vertrouwelijk karakter van de briefwisseling tussen advocaten de regel is en het reglement uitdrukkelijk bepaalt dat voor de uitzondering vermeld in artikel 2, 3° het uitdrukkelijk akkoord van de bestemmeling van de niet vertrouwelijke brief noodzakelijk is, kan men bezwaarlijk stellen dat mr. Y in de fout ging door het niet-vertrouwelijk karakter van de beide brieven niet te aanvaarden.

Zelfs al had mr. Y in het geheel niets laten weten, dan nog zouden de brieven vertrouwelijk gebleven zijn, omdat er geen uitdrukkelijke aanvaarding van het niet-vertrouwelijk karakter was. Het strekt mr. Y tot eer dat hij zijn confrater dienaangaande niet in het ongewisse liet en onmiddellijk uitdrukkelijk liet weten dat hij het niet-vertrouwelijk karakter niet aanvaardt, wat zijn goed recht is.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie