Deontologie-advies Advies 331

Een stafhouder vraagt mij advies omtrent het al dan niet vertrouwelijk karakter van de briefwisseling tussen mr. X en mr. Y.

Op 12 juni 2008 zendt mr. Y een aangetekende brief naar de heer A.
De heer A consulteert daarop mr. X, waarna briefwisseling ontstaat tussen mr. X en mr. Y.

De eerste brief van mr. X aan mr. Y dateert van 23 juni 2008. Bovenaan op de brief staat: “OFFICIEEL /NIET-VERTROUWELIJK”.

Onderaan de brief staat:

“gezien huidig schrijven een ingebrekestelling van partij tot partij vervangt en bovendien een antwoord biedt op uw rechtstreeks schrijven naar cliënt, zal u hieraan een officieel en niet-vertrouwelijk karakter verlenen.”

Bij brief van 24 juni 2008 gaf mr. Y aan mr. X mededeling van het volledige dossier. Dit gebeurde bij brief die uitdrukkelijk als “officieel” is bestempeld.

Bij brief van 4 juli 2008 deelt mr. X aan mr. Y het dossier mee met een brief die uitdrukkelijk is bestempeld als “officieel/niet-vertrouwelijk”.

Mr. Y meldt de goede ontvangst van de stukken en belooft zo spoedig mogelijk de zaak met de cliënt te bespreken bij brief d.d. 8 juli 2008.

Op 11 juli 2008 schrijft mr. Y naar mr. X in een brief die hij als “officieel” bestempelt dat de aanspraken van de cliënt van mr. X worden betwist, maar dat zijn cliënte geen procedure wenst en onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenissen bereid is het regelen van de motor (de cilinder) op zijn kosten te nemen.

Mr. Y eindigt zijn brief met:

“mocht u niet akkoord zijn met het officieel karakter van huidig schrijven, dan zou ik u dank weten dit per omgaande mee te delen zodat cliënt dan rechtstreeks kan schrijven.”

Mr. X schrijft vervolgens mr. Y aan op 28 juli 2008. Het betreft een zeer uitvoerige brief van zes pagina’s met een uitgebreide argumentatie en veertig stukken als bijlage.

Mr. X vermeldt in de brief nergens dat hij zelf deze brief als niet-vertrouwelijk bestempelt.

Bij brief van 12 augustus 2008 laat mr. Y aan mr. X weten dat de inhoud van de brief van 28 juli 2008 door zijn cliënt wordt betwist. De brief van 12 augustus 2008 maakt geen enkele vermelding van het niet-vertrouwelijk karakter. Mr. Y eindigt zijn brief met de vraag: “Kunt u mij nog meedelen of uw fax (bedoeld wordt de fax van 28 juli 2008) officieel dan wel vertrouwelijk is?”

Bij brief van 14 augustus 2008 schrijft mr. Y aan mr. X:

“Mijn fax d.d. 12 augustus 2008 werd niet beantwoord.
Ik ga er dus van uit dat uw brief d.d. 28 juli 2008 vertrouwelijk is.
Ik kan u dan ook niets anders bevestigen dan dat cliënt de inhoud van uw fax d.d. 28 juli 2008 integraal betwist en niet akkoord is om op die basis te onderhandelen.”

Bij brief van 25 augustus 2008 laat mr. X aan mr. Y weten dat zijn fax van 28 juli 2008 wel degelijk een officieel karakter had. Hij doet dit bij brief bestempeld als “officieel/niet-vertrouwelijk”.

Mr. Y antwoordt bij brief van 27 augustus 2008 dat hij het officieel karakter van de brief van 28 juli 2008 niet aanvaardt en evenmin dit van de brief van 25 augustus 2008. Hij motiveert dit als volgt:

“Op uw brief d.d. 28 juli 2008 is nergens vermeld dat hij officieel is. Hij is derhalve vertrouwelijk.
Ik was volledig akkoord om het officiële karakter te aanvaarden op voorwaarde dat u mij per omgaande dit bevestigde.
Ik heb u op 12 augustus 2008 gevraagd of uw fax officieel dan wel vertrouwelijk is. U hebt niet geantwoord zodanig dat uw fax vertrouwelijk blijft.
Het gaat niet op een maand later een vertrouwelijk schrijven een officieel karakter te geven. Op die manier heeft u verhinderd dat ik tijdig en gemotiveerd kon antwoorden.”

Als gevolg van voormelde brief zendt mr. X op 27 augustus 2008 een brief die hij bestempelt als “officieel/niet-vertrouwelijk” naar mr. Y met identiek dezelfde inhoud als de brief van 28 juli 2008 met uitzondering van volgende inleidende paragraaf:

“omwille van de door u vandaag opgeworpen discussie m.b.t. het al dan niet vertrouwelijk karakter dat aan onze eerdere briefwisseling wordt het standpunt van cliënt bij huidig ontegensprekelijk officieel en niet-vertrouwelijk schrijven herhaald.”

Bij brief van 29 augustus 2008 betwist mr. Y het niet-vertrouwelijk karakter van de brief van 27 augustus 2008.

Het al dan niet vertrouwelijk karakter van briefwisseling tussen advocaten is nog steeds geregeld door het reglement van de Nationale Orde van Advocaten betreffende de overlegging van briefwisseling tussen advocaten.

Briefwisseling tussen advocaten is in de regel vertrouwelijk.

Het reglement vermeldt in artikel 2 een aantal uitzonderingen die, als uitzondering, restrictief moeten worden geïnterpreteerd.

De betrokken advocaten vermelden niet uitdrukkelijk op welke uitzondering zij zich beroepen, maar op één brief na, waarover hieronder meer, moeten de brieven worden beoordeeld op grond van de uitzondering vermeld in artikel 2, eerste lid, 3°:

“Verliezen nochtans het vertrouwelijk karakter, zodat ze zonder toelating van de stafhouder mogen overgelegd worden: elke mededeling, zonder voorbehoud en niet-vertrouwelijk gedaan, ten verzoeke van een partij, om er kennis van te geven aan een andere partij, op voorwaarde dat de geadresseerde ze uitdrukkelijk aanvaardt als zijnde niet-vertrouwelijk.”

De brieven van 23 juni 2008 tot 11 juli 2008 werden door de afzender telkens uitdrukkelijk bestempeld als niet-vertrouwelijk.

De brief van 23 juni 2008 van mr. X aan mr. Y bevat mededelingen van partij tot partij.

De daaropvolgende brieven van 24 juni 2008, 4 juli 2008 en 8 augustus 2008 bevatten evenwel geen enkele mededeling van partij tot partij. Het gaat om briefwisseling tussen advocaten, waarbij mr. Y aan mr. X mededeling van stukken vraagt, waarbij mr. X deze stukken meedeelt en waarbij mr. Y antwoordt dat hij de stukken heeft ontvangen en dat hij tracht de zaak zo rap mogelijk met zijn cliënt te bespreken.

Deze brieven voldoen dienvolgens niet aan één van de essentiële voorwaarden om als niet- vertrouwelijk te kunnen worden bestempeld. Zij bevatten geen mededelingen van partij tot partij.

De brief waarbij de stukken worden meegedeeld voldoet niet aan de uitzondering vermeld in artikel 2, eerste lid, 1° van het reglement (elke mededeling die een akte van rechtspleging uitmaakt of vervangt) omdat de stukken niet worden meegedeeld in het kader van een procedure. De brief van 11 juli 2008 bevat manifest wel een mededeling van partij tot partij.

Blijft nog de vraag of voor de brief van 23 juni 2008 en 11 juli 2008 is voldaan aan de voorwaarde dat het niet-vertrouwelijk karakter uitdrukkelijk werd aanvaard door de geadresseerde.

Hun uitdrukkelijke aanvaarding staat tegenover een impliciete aanvaarding. De wil om het niet- vertrouwelijk karakter te aanvaarden moet door de bestemmeling op een of andere wijze worden uitgedrukt.

Voor een correcte toepassing van het reglement is het wenselijk dat de bestemmeling uitdrukkelijk schriftelijk bevestigt dat hij het niet-vertrouwelijk karakter van een brief aanvaardt, maar dit sluit niet uit dat deze aanvaarding ook op andere wijzen kan worden uitgedrukt.

Zo moet worden aangenomen dat een advocaat die een niet-vertrouwelijke brief beantwoordt met een niet-vertrouwelijke brief, het niet-vertrouwelijke karakter van de brief uitdrukkelijk aanvaardt. De uitdrukking van de aanvaarding ligt in het feit dat men ook het antwoord als niet-vertrouwelijk bestempelt. Men kan immers een vertrouwelijke brief nooit beantwoorden met een niet- vertrouwelijke brief.

Meteen kan worden vastgesteld dat de brief van 23 juni 2008 van mr. X aan mr. Y moet worden beschouwd als een niet-vertrouwelijke brief, vermits hij ook niet-vertrouwelijk werd beantwoord.

Ook het niet-vertrouwelijke karakter van de brief van 11 juli 2008 van mr. Y aan mr. X wordt aanvaard door mr. X. Hij doet dit niet alleen in zijn brief van 27 augustus 2008, maar ook nadien, nadat blijkt dat mr. Y het niet-vertrouwelijk karakter van zijn brief van 27 augustus 2008 niet aanvaardt, blijft hij het officieel karakter van de brief van 11 juli 2008 aanvaarden.

Bovendien meen ik dat de brief van 11 juli 2008 valt onder de uitzondering bedoeld in artikel 2, eerste lid, 2° van het reglement: elke mededeling die uitdrukkelijk als niet-vertrouwelijk bestempeld wordt een eenzijdige verbintenis zonder voorbehoud inhoudt.

In de brief van 11 juli 2008 stelt mr. Y dat zijn cliënt bereid is de kosten voor het regelen van de motor op zich te nemen. Dit is een eenzijdige verbintenis.

De toevoeging van de woorden: “onder voorbehoud van alle rechten en zonder enige nadelige erkentenis” slaat niet op de verbintenis zelf, maar wel op het feit dat uit deze eenzijdige verbintenis geen andere nadelige erkentenissen kunnen worden afgeleid.

De eenzijdige verbintenis zelf gebeurt zonder voorbehoud. De daaropvolgende brieven zijn manifest vertrouwelijk.

De brief van 28 juli 2008 van mr. X vermeldt nergens het niet-vertrouwelijk karakter, zodat hij ab initio niet in aanmerking komt om als niet-vertrouwelijk te worden bestempeld.

De brief van 27 augustus 2008 wordt wel als niet-vertrouwelijk bestempeld door mr. X, maar dit niet- vertrouwelijk karakter wordt niet aanvaard door mr. Y, die het niet-vertrouwelijk karakter zelfs uitdrukkelijk weigert.

Daaraan moet worden toegevoegd dat de brief van 27 augustus 2008 ook niet als officieel zou kunnen worden aanschouwd omdat hij in de eerste alinea uitdrukkelijk verwijst naar vertrouwelijke briefwisseling.

Als besluit adviseer ik dus dat uitsluitend de brieven van 23 juni 2008 van mr. X aan mr. Y en van 11 juli 2008 van mr. Y aan mr. X niet-vertrouwelijk zijn en kunnen worden overgelegd in rechte.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie