Deontologie-advies Advies 286

In de voorliggende zaak bestaat er discussie over de vertrouwelijkheid van briefwisseling.

Het reglement van de Nationale Orde van Advocaten betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten is duidelijk, hoewel steeds meer moet worden vastgesteld dat de advocaten dit reglement niet schijnen te kennen of niet bereid zijn het in al zijn gestrengheid toe te passen.

Als algemene regel geldt dat de briefwisseling tussen advocaten vertrouwelijk is. Dit wordt in art. 1 van het reglement bevestigd.

In art. 2 van het reglement staan een aantal uitzonderingen, die, zoals elke uitzondering op een algemene regel, restrictief moeten worden geïnterpreteerd. Mr. X wenst dat aan zijn brieven van ... een niet-vertrouwelijk karakter zou worden gegeven. Hij steunt zich hierbij op art. 2, 3° van het reglement, m.n.:

"Elke mededeling, zonder voorbehoud en niet vertrouwelijk gedaan, ten verzoeke van een partij, om er kennis van te geven aan een andere partij, op voorwaarde dat de geadresseerde ze uitdrukkelijk aanvaardt als zijnde niet-vertrouwelijk."

Uit de tekst van het reglement blijkt dat het niet vertrouwelijk karakter van de brief onderworpen is aan vier voorwaarden die cumulatief moeten aanwezig zijn:

• het moet gaan om een mededeling ten verzoeke van een partij om er kennis van te geven aan een andere partij;
• de mededeling moet zonder voorbehoud worden gedaan;
• de mededeling moet niet-vertrouwelijk worden gedaan, wat betekent dat de verzender de brief uitdrukkelijk als niet-vertrouwelijk of officieel dient te bestempelen;
• de geadresseerde dient uitdrukkelijk het niet-vertrouwelijk karakter te aanvaarden.

In casu voldoen de brieven van mr. X aan de drie eerste voorwaarden. Men kan evenwel niet anders dan vaststellen dat mr. Y op geen enkel ogenblik het niet-vertrouwelijk karakter van de kwestieuze brieven uitdrukkelijk heeft aanvaard, zodat niet voldaan is aan de vierde voorwaarde.

Om die reden dienen de kwestieuze brieven de algemene regel te volgen en zijn het dus vertrouwelijke brieven, die zonder het akkoord van de andere partij en zonder de toestemming van de stafhouder (cumulatieve voorwaarden) niet kunnen worden overgelegd. Naar deze brieven mag dus ook in de conclusies niet worden verwezen.

Terecht stelt mr. X dat de loyaliteit gebiedt dat een advocaat die een niet-vertrouwelijke brief van zijn tegenstrever ontvangt en het niet-vertrouwelijk karakter van deze brief niet aanvaardt, dit ook moet melden. Mr. Y is hier mijns inziens in gebreke gebleven. Minstens had hij in zijn eerste brief duidelijk moeten melden dat hij het niet-vertrouwelijk karakter van de eerste niet- vertrouwelijke brief van mr. X niet aanvaardde. Daardoor zou wellicht vermeden zijn dat mr. X op drie weken tijd vier brieven zou verzenden die hij eenzijdig officieel bestempelde.

Het feit dat mr. Y tekort geschoten is door niet te laten weten dat hij het niet-vertrouwelijk karakter niet aanvaardde, verandert evenwel niets aan het karakter van de briefwisseling. In het reglement is een uitdrukkelijke aanvaarding van de ontvanger van de brief vereist, zodat een stilzwijgende aanvaarding nooit kan worden vermoed. De advocaat die een niet-vertrouwelijke brief verzendt bij toepassing van artikel 2, 3° van het reglement, moet weten dat deze brief slechts niet-vertrouwelijk is na uitdrukkelijke aanvaarding door de ontvanger. Hij dient desnoods aan te dringen op deze aanvaarding en bij gebreke daarvan dient hij zijn cliënt te verzoeken rechtstreeks de tegenpartij aan te schrijven.

De bepaling van artikel 3, die luidt dat de stafhouder zorgt voor de loyale toepassing van artikel 2, betekent niet dat de stafhouder de bevoegdheid zou hebben om af te wijken van de bepalingen van artikel 2. Deze bepaling betekent enkel dat de stafhouder bevoegd is om de nodige maatregelen te treffen opdat de advocaten het reglement correct en loyaal (door bv. in conclusies niet te verwijzen naar vertrouwelijke brieven) zouden naleven.

Aanvullend advies

De vraag werd gesteld de brieven ook te toetsen aan artikel 2.3bis van het reglement betreffende het overleggen van briefwisseling tussen advocaten.

De regel is dat briefwisseling tussen advocaten vertrouwelijk is. In het reglement staan onder artikel 2 een aantal uitzonderingen, die restrictief moeten worden geïnterpreteerd.

Zowel artikel 2.3° als in artikel 2.3bis handelen over de hypothese dat de partijen via hun respectieve advocaten met elkaar communiceren. In artikel 2.3° heet dat "ten verzoeke van een partij, om er kennis van te geven aan een andere partij", in artikel 2.3bis "die hetzij een deurwaardersexploot, hetzij een mededeling van partij tot partij vervangt". Artikel 2.3bis verschilt van artikel 2.3° doordat in artikel 2.3bis de uitdrukkelijke aanvaarding van het niet vertrouwelijk karakter door de ontvanger niet is vereist. Artikel 2.3bis is dus een uitzondering op artikel 2.3° en moet zo mogelijk nog restrictiever worden geïnterpreteerd.

Het onderscheid tussen beide artikelen ligt in het feit dat artikel 2.3bis enkel kan worden toegepast op een brief "die uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten bevat".

Traditioneel worden hiervan volgende voorbeelden gegeven: de mededeling dat de werken op een bepaalde datum zullen starten; de mededeling dat kinderen voor de uitoefening van het omgangsrecht op een bepaald uur zullen worden afgehaald; de mededeling dat een bepaald bedrag voor slot van alle rekening wordt betaald; de mededeling dat een huurwoning op een bepaalde dag is verlaten en dat de sleutels ter beschikking zijn; enz.

Belangrijk hierbij is dat de brieven "uitsluitend" deze mededeling mogen bevatten en absoluut niets anders.

Elke afwijking van deze voorwaarden maakt dat de brief valt onder de toepassing van art. 2.3° en dat dienvolgens het akkoord van de ontvanger noodzakelijk is om te kunnen besluiten tot het niet vertrouwelijk karakter van de brief..

Jo STEVENS schrijft hieromtrent in zijn alom bekend werk:

“Het spreekt vanzelf dat een juist onderscheid tussen feiten en mededelingen enerzijds, en beweringen en stellingen van een partij anderzijds, niet altijd gemakkelijk te trekken is. In principe, gezien de gestrengheid van het reglement, moet een strikte interpretatie gelden. Gaat men over de grens van de uitsluitende nauwkeurige omschrijving van precieze feiten, dan blijft gans de brief confidentieel.” (randnummer 844)

Wanneer men de verschillende brieven van mr. X aan deze principes toetst, dan moet men tot de vaststelling komen dat geen enkele voldoet aan de voorwaarden van artikel 2.3bis van het reglement.

• brief 1:

Deze brief bevat tal van bedenkingen en argumenten die afwijken van hetgeen kan worden verstaan onder “uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten”.

• brief 2:

In deze brief richt mr. X zich tot mr. Y om een relaas te doen van mondelinge besprekingen tussen de respectieve cliënten. Het gaat niet om een mededeling van partij tot partij en evenmin om uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten.

• brief 3:

De brief is in eerste instantie opnieuw rechtstreeks gericht aan mr. Y gezien hij begint met de woorden “U heeft nog niet geantwoord op mijn brief van 01/10 ll.” Verder bevat de brief ook, naast een aantal nauwkeurige feiten, een aantal bijkomende bedenkingen en een voorbehoud voor het vorderen van schadevergoeding. De verwijzing naar een vertrouwelijke brief, naar het feit dat de confrater deze niet heeft beantwoord en de bijkomende gegevens maken dat de brief niet langer onder de toepassing valt van artikel 2.3bis.

• brief 4:

Ook deze brief is voornamelijk gericht aan mr. Y zelf en heeft niet de bedoeling een loutere feitelijke mededeling te doen van partij tot partij.

• brief 5:

Deze brief is opnieuw niet een loutere mededeling van feiten, maar wel een ingebrekestelling. Overigens begint de brief met een verwijzing naar een brief van 16 oktober 2003, brief die vertrouwelijk is. In een niet vertrouwelijke brief kan niet worden verwezen naar een vertrouwelijke brief.

Philippe De Jaegere
Bestuurder departement deontologie