Deontologie-advies Advies 242

Zoals in de vergadering van 26 april 2004 van de commissie deontologie uiteengezet (verslag pag. 4-5) heerst er grote onduidelijkheid, gevolg van een totaal gebrek aan eenvormige praktijk in de balies. De voorbeelden van briefpapier die werden verzameld door stafhouder Alderweireldt tonen een disparate praktijk. Vermeldingen die opvallen zijn : met medewerking van (soms afgekort : m.m.v., wat de zaak niet verduidelijkt), advocaat-medewerker, advocaten-correspondenten. Sommige advocaten gebruiken steeds de aanduiding zaakvoerder (niet aangemoedigd door advies nr 8 van het departement deontologie van 28 januari 1999).

Sommige vermeldingen geven te denken : zoals de hoofding "A-B & Partners "", terwijl er maar twee advocaten op het briefpapier vermeld staan A en B. Of "A en B, advocaten vennoten", waarbij aangeduid staat met een asterix dat B een eigen tweede kantoor heeft, dus een individueel kantoor buiten het samenwerkingsverband, verboden door artikel 1 van het reglement Orde van Vlaamse Balies inzake vestiging van meerdere kantoren van 4 juni 2003.

Of "Advocaten A, B, C, D", waarbij C aanduidt dat hij lid is van een bvba Y - C, wat in strijd is met de verticaliteit van samenwerkingsverbanden (men kan geen lid zijn van een associatie of vennootschap en bovendien van een tweede associatie of vennootschap, behoudens indien die tweede een vennootschap van middelen is - STEVENS, Regels en gebruiken, nr 689).

Ook komt het blijkbaar voor dat geassocieerde of gegroepeerde kantoren elk een ander briefpapier gebruiken (afgezien van de regel die in sommige balies geldt dat de eigen advocaten bovenaan worden geplaatst in de opsomming onder de gemeenschappelijke maatschappelijke benaming).

Tenslotte valt nog de aanduiding "organiek medewerker" of "medewerker met organiek statuut" op, een benaming zonder vaste inhoud, vermits enkel de aanduiding "organiek correspondent" bekend is (in het reglement van de Nationale Orde van 25 juni 1990, 25 april 1991, 8 oktober 1992, 24 juni 1993 en 19 december 1996 op de publiciteit, betekent een vaste of organieke correspondentie een samenwerking ter wederzijdse aanbeveling op permanente basis en uiterlijk ter kennis gebracht van het publiek door vermelding op het briefpapier, waarbij met buitenlandse of binnenlandse corresponderende advocaten een akkoord voor doorlopende en bestendige professionele relaties wordt ondertekend, en aldus een permanente ook uiterlijk en door een overeenkomst geformaliseerde binding tot stand wordt gebracht, wat bij uitbreiding tot verdere correspondentie een "netwerk" kan worden, zijnde afspraken tussen verschillende correspondenten tot onderlinge al dan niet exclusieve aanbeveling (STEVENS, o.c., nr 685, 7 en 705-711)).

Een knelpunt bij de bestaande disparate onduidelijkheid is of de advocaat intern/extern medewerker eigen briefpapier mag gebruiken, terwijl hij tevens vermeld staat op het briefpapier van zijn patroon, met eventuele aanduiding van de verschillende adressen/telefoonnummers waar (en wanneer) hij bereikbaar is.

Het Nationaal Reglement (NO, 8 maart 1990, uitoefening in samenwerking) dat de mogelijke (interarrondissementele) samenwerkingsverbanden bepaalt, zegt niets over de huidige problematiek.

Het eerder gemeld nationaal reglement op de publiciteit meldt dat het briefpapier "de andere kantoren en de organieke correspondenten" mag vermelden alsook "de naam van de medewerkers met hetzelfde kantooradres". Men mag echter aannemen dat dit reglement, dat ons probleem niet oplost, impliciet is afgeschaft door het reglement op de publiciteit van de OVB van 18 september 2002.

Het zij genoteerd dat de OBFG op 18 juni 2003 dit reglement publiciteit van de NO deels omgezet heeft in een eigen reglement "sur la plaque professionnelle et le papier à lettres".

Op het naambord mag o.m. figureren "le nom des collaborateurs établis à la même adresse" (wat nieuw is), terwijl in artikel 2 bepaald wordt dat op het briefpapier buiten de gegevens van het naambord (dus de interne medewerkers) mogen voorkomen "les correspondants organiques, les réseaux, ainsi que le nom des collaborateurs externes habituels".

Artikel 3 bevat de typische OBFG wending "sauf dérogation accordée par le bâtonnier, l'avocat utilise un seul papier à lettres qui mentionne ses différents cabinets, en précisant leur caractère secondaire éventuel", wat niet tot eenheid van de praktijk zal leiden.

Beslissingen van de balies van 1) Antwerpen (24 april 1996) en 2) Mechelen (18 3 november 1997) oordeelden :

1. dat het een advocaat - losse medewerker, die op hetzelfde adres gevestigd is als zijn patroon, niet toegelaten is gezamenlijk briefpapier te gebruiken met de patroon, en
2. dat het een advocaat niet toegestaan is op hetzelfde ogenblik gebruik te maken van verschillende soorten briefpapier, wat voor gevolg heeft dat indien een advocaat op het briefpapier van zijn patroon staat, hij daarnaast voor eigen zaken geen eigen briefpapier mag aanwenden (Advies nr 174 van 29 november 2002, van het departement deontologie van de OVB).

De regel geldt om verwarring te voorkomen met het oog op de onafhankelijkheid en het verbod strijdige belangen te dienen dat van openbare orde is (Arbitragehof, 2 april 1992, nr 24/92, R.W., 1991-92, 1362 ; Brussel, 1 oktober 1987, Jur. Liège, 1987, 1453).

De huidige regel zit vervat in het reglement inzake vestiging van meerdere kantoren van de OVB van 4 juni 2003.

Het briefpapier (en de naamplaat voor zover ze niet als een loutere publiciteit te beschouwen is vallend onder regels van het reglement op de publiciteit - zie verslag commissie deontologie 29 januari 2004, pag. 9, punt 10) geeft de aanduiding van het kantooradres of de kantooradressen van de advocaat, dus de plaats waar zijn beroepsuitoefening plaatsgrijpt, wat van belang is voor toepassing van een aantal deontologische regels tot en met de regels van competentie ratione loci van de rechtbanken toe (het contract met een advocaat wordt door vaste rechtspraak geacht te zijn ontstaan en te worden uitgeoefend in zijn kantoor).

Dit reglement van de OVB bepaalt in zijn artikel 3 :

en in zijn artikel 1 :

Het verbod van meerdere individuele vestigingen van artikel 1 van dit reglement is niet op medewerkers van toepassing, omdat het zich enkel richt tot een samenwerkingsverband in de zin van dit artikel, nl. "de professionele burgerlijke vennootschap met handelsvorm en de burgerlijke vennootschap van middelen met handelsvorm, de professionele burgerlijke maatschap en de burgerlijke vennootschap van middelen".

Deze advocaten-medewerkers, die hun beroep niet uitoefenen als lid van een samenwerkingsverband zoals beperkend gedefinieerd, kunnen dus wel degelijk, en dit in strijd met echte associaties of echte gegroepeerde advocaten, of advocaten-vennoten in een vennootschap met handelsvorm, meerdere kantoren openen, hoofdens artikel 1 van het reglement. Doch als ze meerdere vestigingen hebben, zoals in casu, moeten ze ook conform artikel 3, lid 1 van het reglement eenvormig kantoorpapier gebruiken voor al hun vestigingen.

Dat brengt mee dat indien de advocaten-vennoten toestaan dat hun medewerkers officieel meerdere kantoren hebben, waaronder dat van het samenwerkingsverband, zij niet kunnen vragen dat deze medewerkers geen gebruik maken van het 5 associatiebriefpapier voor hun eigen zaken.

Het is slechts voor de advocaten-stagiairs met een tweede kantoor dat een andere regeling geldt (artikel 3, lid 3, § 4).

De advocaat-medewerker, die een tweede kantoor heeft, moet dit hoofdens artikel 3, lid 1 (ondergeschikt) melden op zijn eenvormig briefpapier, dus terzake op het briefpapier van het samenwerkingsverband waar hij medewerker is.

Uit het oogpunt van transparantie is het aangewezen dat uit dat briefpapier blijkt wie vennoot is en wie niet en de medewerkers zullen al hun dossiers (in eerste of tweede kantoor) behandelen op gelijk briefpapier.

Uit hoofde van transparantie kan uit de nodige aanduidingen en referenties blijken onder welke "statuut" de medewerker de zaak behandelt, als medewerker of in eigen naam. In casu heeft de kwestie van de aansprakelijkheid van het kantoor geen betekenis : het gaat in elk geval om een burgerlijke vennootschap, waarvan de vennoten niet solidair aansprakelijk zijn (onder elkaar en voor de medewerkers), terwijl alle betrokken advocaten individueel verzekerd zijn.

Om te recapituleren :

De huidige regeling is dus eenvoudig. Indien het om een samenwerkingsverband gaat zoals (beperkend) gedefinieerd in artikel 1, lid 3, is er eenvormig briefpapier voor alle leden van dat verband waar ook gevestigd, met de toevoeging voor elke advocaat bij welke balie hij is ingeschreven van artikel 3, lid 2.

Werkt iemand in dergelijk verband zonder er toe te behoren, en heeft hij een tweede of derde kantoor daarbuiten (wat toegelaten is voor zover hij niet tot het verband behoort, dus er geen vennoot of lid van de groepering of kostenassociatie is) dan moet zijn briefpapier hoofdens artikel 3, lid 1 eenvormig zijn voor al zijn vestigingen.

De regel is dus steeds dezelfde : eenvormigheid van briefpapier. Behalve voor stagiairs. Indien een stagiair kantoor houdt bij zijn patroon (of diens samenwerkingsverband) moet hij voor zijn eigen individueel kantoor afzonderlijk briefpapier gebruiken zonder verwijzing naar de naam van het kantoor waaraan hij als stagiair verbonden is (artikel 3, lid 3) ; hij mag op zijn eigen briefpapier dus wel gegevens melden over zijn aanwezigheid en telefoon op het adres van zijn patroon.

Anderzijds mag het briefpapier van de patroon (of zijn samenwerkingsverband) niet verwijzen naar het adres van het individueel kantoor van de advocaat-stagiair (artikel 3, lid 4).

Voor losse, externe medewerkers bestaat er dus geen mogelijkheid gezamenlijk briefpapier te hebben met hun "patroon", ze maken geen deel uit van zijn 6 samenwerkingsverband (in de zin van artikel 1, lid 3) en houden ook geen kantoor ter plaatse bij hun "patroon", in welk geval ze de regel van eenheid van briefpapier voor dit bijkomend kantoor zouden moeten toepassen.

Dit sluit niet uit dat men zou aanvaarden, indien ze aan de specifieke voorwaarden voldoen (bv. aan de betrokken stafhouder(s) een overeenkomst overleggen of laten goedkeuren) dat ze zouden kunnen beschouwd worden als organieke correspondenten - in de Brusselse balie ook toegestaan binnen de eigen balie - of als leden van een netwerk, wat dan wel vermelding over een weer op niet-identiek briefpapier mogelijk maakt. Van belang is te noteren dat het behoren tot een netwerk of corresponderend kantoor de regels in verband met behandelen van strijdige belangen van toepassing maakt.

In dezelfde gedachtegang lijkt het aannemelijk dat beslist zou worden dat externe medewerking wederzijds gemeld zouden worden op niet-eenvormig briefpapier van de externe medewerker en de patroon. Voor interne medewerkers, dus degene die ook (eventueel bijkomend) kantoor houden bij hun patroon, is dat, zoals gezien niet mogelijk zonder wijziging van het actueel geldend reglement meerdere kantoren. In bijlage voeg ik nog een antwoord op de casussen voorbereid door stafhouder Alderweireldt.

1. Tableau-advocaten en stagiairs
   1. Stagiair en patroon houden samen één kantoor (in theorie als kostendelende groepering) : mag de stagiair naast het gemeenschappelijk briefpapier ook nog afzonderlijk eigen briefpapier hanteren ? (cfr. art. 1 en 3 OVB-reglement dd. 4/6/2003) en wat is de zin van supplementair afzonderlijk briefhoofd voor de stagiair in zijn "individuele" zaken ?
      De stagiair moet enkel afzonderlijk briefpapier gebruiken indien hij een apart eigen kantoor heeft buiten dat van zijn patroon, indien hij dus daar consulteert en dat in briefpapier wenst bekend te maken. In dat geval gebruikt hij dit briefpapier voor al zijn eigen zaken.
   2. Stagiair en patroon hebben elk een apart kantoor : mag op het briefhoofd van de patroon de naam van de stagiair worden toegevoegd (opinie Dendermonde = negatief, gelet op het aldaar aangenomen principe dat enkel effectieve "kantoorgenoten" gezamenlijk briefpapier hebben). Mogen welbepaalde beperkte verwijzingen op het briefpapier ? - bv. aangeven op welk tel. nr (m.b. dat van de patroon) de stagiair overdag bereikbaar is ?
      Indien stagiair en patroon niet gezamenlijk kantoor houden mag de naam van de stagiair niet op het briefpapier van de patroon voorkomen ; evenmin verdere verwijzingen i.v.m. de bereikbaarheid van de stagiair.
   3. De stagiair houdt (in kostendelende groepering) kantoor samen met een advocaat ander dan zijn patroon (of met meerdere andere tableau-advocaten en/of stagiairs) : samen op briefpapier en/of apart ?
      Het gaat om een samenwerkingsverband, dus eenheid van briefpapier. De uitzondering van het apart briefpapier t.a.v. de patroon speelt hier dus niet.
   4. De stagiair wordt opgenomen op het tableau ; gevolg : vanaf dat ogenblik enkel nog gezamenlijk briefpapier indien de gewezen stagiair op hetzelfde kantoor als de gewezen patroon kantoor blijft houden … Maar : quid de gewezen stagiair die elders (binnen of buiten het arrondissement) een eigen vestiging start, doch ook nog een tweede vestiging bij de gewezen patroon wenst te installeren / dan wordt dit wederkerig ook een tweede vestiging voor de gewezen patroon en desgevallend ook voor diens kantoorgenoten indien er meerdere samen kantoor houden.
      Juiste gevolgtrekking. Voor de gewezen stagiair geldt eenheid van briefpapier, dus dat van de gewezen patroon. Er komt maar een tweede vestiging voor de gewezen patroon (en eventueel zijn kantoorgenoten) indien er een samenwerkingsovereenkomst in de zin van artikel 1, lid 3 ontstaat. Ook dan is er eenheid van briefpapier binnen het samenwerkingsverband.
   5. Of, enigszins anders geformuleerd : verschillende elders kantoor houdende individuele advocaten wensen bij een centraal kantoor (doorgaans dezelfde gewezen patroon) nog een bijkomende vestiging te (be)houden : kan niet ? Hier rijst de vraag naar een mogelijk onderscheid tussen de centrifugale beweging en anderzijds de centripetale beweging …
      Het kan, als samenwerkingsverband of als tweede vestiging voor de diverse medewerkers, doch steeds op voorwaarde van eenheid van briefpapier.
   6. De gewezen stagiair blijft kantoor houden bij de gewezen patroon, maar krijgt naast zijn naam de vermelding "advocaat-medewerker" : kan niet ?
      Is mogelijk.
2. Externe medewerkers
   1. Eén of meerdere advocaten doen een beroep op één of meerdere externe medewerkers 8 (extern = houden elders apart kantoor) : is het toegestaan dat op het briefpapier van de "chef" de medewerker wordt vermeld als "medewerker", of "met medewerking van mr. …" of "m.m.v.", of "medewerker met organiek statuut", of "organiek medewerker", of "in samenwerking met …" ?
      Lijkt mogelijk als organiek correspondent, in netwerkverband of als externe medewerker. Onduidelijker zijn m.m.v. of medewerker, of met medewerking van. Onjuist is medewerker met organiek statuut of organiek medewerker. In samenwerking met wordt van zijn kant eerder gebruikt voor interarrondissementele samenwerking tussen kantoren.
   2. Soms wordt naast de namen van de advocaten niet-vennoten doch loutere medewerkers niets vermeld en staan zij gewoon mee op het briefpapier van een kantoor, terwijl zij elders hun eigen individueel kantoor houden : kan niet meer volgens Dendermonde.
      Kan niet, indien eigen briefpapier.
   3. Aan de Dendermondse balie is enkel nog de vermelding van een "organiek correspondent" met diens naam en balie of vestigingsgemeente toegestaan : dit kan enkel voor confraters gevestigd in een ander arrondissement. Akkoord ?
      In Brussel bv. zijn organieke correspondenties toegelaten met leden van de andere Brusselse orde of zelfs met leden van de eigen Brusselse orde.
3. Diversen
   1. De zg. "horizontale vestiging" : A en B vermelden zich op hun gemeenschappelijk briefhoofd als "advocatenassociatie" maar hebben geen gemeenschappelijke vestiging : A houdt kantoor in straat X en B in straat Y, en boven ieders apart adres staat telkens enkel één naam vermeld : kan dat ?
      Is mogelijk.
   2. A en B houden samen kantoor : kan bij de private woonst van B, die ook daar kantoor wenst te houden, worden vermeld dat dit enkel het "bijkantoor" is van B ?
      Het gaat om een tweede vestiging, niet om een bijkantoor. Indien het om een samenwerkingsverband gaat, moet de tweede vestiging van het verband zijn en niet van de individuele leden ervan.
   3. A en B houden samen kantoor en vermelden zich als "A en B & Partners", doch van die zg. "partners" wordt geen naam vermeld
      Kan niet.
   4. Enkel de "fantasiebenaming" van het kantoor wordt vermeld, zonder naamsvermelding van de advocaten-vennoten en/of kantoorgenoten in de diverse vestigingen : kan niet volgens de Dendermondse codex.
      Kan niet. Alle advocaten die op het kantoor werken, dus daar kantoor houden, dienen vermeld.
   5. Een advocaat heeft kantoorvestigingen in drie verschillende arrondissementen extra waar telkens meerdere "medewerkers" en/of stagiairs met hem kantoor houden : uniform briefpapier voor alle vestigingen met vermelding van alle kantoorgenoten ?
      Mogelijk, behoudens voor eventuele stagiairs met een eigen tweede vestiging.
   6. Bij sommige advocaten-kantoorgenoten wordt achter de naam op het briefpapier een asterix toegevoegd waarbij dan onderaan wordt toegelicht dat dit een advocaat is die tot een vennootschap behoort waartoe ook andere (dus extern werkende) advocaten behoren.
      Onmogelijk tenzij het om een middelenvennootschap gaat met de externe medewerkers. Het samenwerkingsverband moet verticaal uitgebouwd worden. Dus de samenwerking moet verdere verbanden aangaan, niet haar individuele leden.
   7. Advocaten die onder de vorm van een bvba werken, ondertekenen hun brieven met de vermelding "zaakvoerder bvba" of dergelijke = is toch totaal overbodige vermelding in het gewone correspondentieverkeer ?
      Is niet aan te raden, doch deontologisch ook niet laakbaar (advies nr 8 commissie deontologie).
   8. Indien op de bijkomende vestiging(en) slechts één advocaat bereikbaar is (doorgaans diens private woonst waar ook bijkomend kantoor wordt gehouden) kan dan boven het adres van deze bijkomende vestiging de naam van die ene advocaat worden vermeld ? Het is toch een bijkomende vestiging voor het gehele kantoor met al hun kantoorgenoten ?
      Kan niet indien het om een samenwerkingsverband gaat, in de zin van artikel 1, lid 3 Reglement inzake vestiging meerdere kantoren.
4. Naamplaten
   1. Voorlopig is er nog geen correlatie tussen het reglement op de meerdere kantoren en de voorschriften inzake de naamplaat.
      Naamplaat valt onder het nieuw reglement publiciteit.
   2. Moet de naamplaat een weerspiegeling zijn van het uniform briefpapier ? Dit is in de praktijk nauwelijks visueel realiseerbaar
      Deze regel van het oud reglement NO is afgeschaft.
   3. Op de gevel van de bijkomende vestigingen van een kantoor dat in de centrale vestiging door meerdere kantoorgenoten wordt bevolkt,mag de naamplaat wel nog enkel en alleen de naam vermelden van degene die daar effectief woont ?
      Dit staat de betrokkenen vrij. Opgepast voor misleidende publiciteit.
   4. Kan een naamplaat aan de private woonst wanneer men daar in feite geen (bij-)kantoor houdt ? bv. als zg. publiciteit ?
      Ja (Commissie deontologie 29 januari 2004, pag. 9, punt 10).

Stafhouder Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie