Deontologie-advies Advies 167

1. Het probleem betreft :

a) vertrouwelijkheid van briefwisseling
b) schrijven door een advocaat aan de cliënt van zijn tegenstrever

2. Het gaat om het volgende :

Mr A. heeft een correspondentie gevoerd met zijn tegenpartij, nv E.

Mr B. meldt zich op 22/10/2001 in een niet vertrouwelijk schrijven als raadsman van deze nv E. en schrijft in deze brief o.m. het volgende :

"Mijn cliënte heeft mij verzocht bij U aan te dringen om bevestiging te bekomen dat uw mandante zonder verdere vertraging zou overgaan tot regeling van bovenstaande bedrag, bij voorkeur door betaling op mijn onderstaande derdenrekening.

Bij gebreke daaraan te voldoen binnen de 8 dagen, heeft men mij gevraagd tot gerechtelijke invordering over te gaan.

Lezing van de stukken leert mij dat mijn cliënte tot inklaring is overgegaan op instructie van uw mandante onder het nummer 6305390091, terwijl dit achteraf door de administratie werd geweigerd in een aangifte onder nummer 63053281 (waarop voormelde rechten verschuldigd zijn).

Ik meen dan ook dat uw mandante tot terugbetaling gehouden is.

Vermits dit schrijven een mededeling van partij tot partij vervangt, meen ik dat het een niet vertrouwelijk karakter heeft, welke ik U verzoek te willen erkennen."

Mr A. erkent het niet vertrouwelijk karakter van deze brief niet met zijn brief van 23/10/2001.

Mr B. preciseert in zijn brief van 30/10/2001 dat hij meent dat zijn brief van 22/10/2001 wel degelijk een niet vertrouwelijk karakter heeft, vermits hij een mededeling van partij tot partij vervangt én in feite een reactie is op de briefwisseling die Mr A. met de nv E. heeft gevoerd.

Hij verzoekt hem zijn standpunt te willen herzien.

Daarop reageert Mr A. met te stellen dat hij de brief niet als officieel kan aanzien :

1. omdat hij niet gemachtigd is om namens zijn cliënte aangemaand te worden zich te onderwerpen aan een strafrechtelijke bepaling
2. omdat de ingebrekestelling van zijn tegenstrever niet kan worden aanzien als een mededeling van partij tot partij en overigens een persoonlijke appreciatie inhoudt

Hij suggereert de tegenstrever :

"Indien uw cliënte meent dat zij een mededeling moet doen aan mijn cliënte, dan kan zij dit rechtstreeks doen."

In zijn brief van 11/12/2001 besluit Mr B. daaruit :

"Vermits U het niet vertrouwelijk karakter van mijn brief van 22/10/2001 niet aanvaardt, laat U mij geen keuze dan uw cliënte rechtstreeks aan te schrijven."

Inderdaad schrijft hij op 13/12/2001 een rechtstreekse aanmaningsbrief, waarin de stelling van zijn cliënte wordt uiteengezet aan de cliënte van zijn tegenstrever.

3. a) Vertrouwelijkheid van briefwisseling

Het kan m.i. moeilijk betwijfeld worden dat de brief van 22/10/2001 van Mr B. niet voldoet aan de kwalificaties voor een niet vertrouwelijke brief zoals die neergelegd zijn in het reglement van de Nationale Orde van 6/6/1970, 6/3/1980, 8/5/1980 en 22/4/1986.

Er mag aan herinnerd worden dat art. 2 van dat reglement de gestrengheid van de bepalingen onderstreept door te stellen :

"De beschikkingen van onderhavig artikel gelden enkel voor die mededelingen die niets anders behelzen dan wat onder 1°, 2°, 3°, 3° bis en 4° vermeld is."

Brieven, faxen, telexen e.a. die andere elementen bevatten dienen aldus in hun geheel als confidentieel te worden beschouwd.

De bedoelde brief vervangt geen akte van rechtspleging en maakt ook niet dergelijke akte uit.

Mr B. zelf bestempelt in zijn brief aan zijn stafhouder van 23/1/2002 zijn brief als een aanmaningsbrief of een ingebrekestelling en dat is hij ook.

Zo wordt hij ook door Mr A. begrepen.

Een aanmaning of een ingebrekestelling is echter geen akte van rechtspleging (Stevens, Regels en Gebruiken van de Advocatuur te Antwerpen, nr 841, in fine).

Voorts houdt de brief geen eenzijdige verbintenis zonder voorbehoud in (art. 2, 2°) noch een mededeling uitdrukkelijk aanvaard als zijnde niet vertrouwelijk door de tegenstrever (art. 2, 3°).

Evenmin een voorstel tot regeling dat door de andere partij onvoorwaardelijk aanvaard werd (art. 2, 4°).

Zelf lijkt Mr B. de brief te klasseren onder art. 2, 3° bis :

"Elke schriftelijke mededeling met vermelding "niet vertrouwelijk" die uitsluitend de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten bevat alsmede een antwoord daarop, en die hetzij een deurwaardersexploot, hetzij een mededeling van partij tot partij vervangt."

Er mag worden op gedrukt dat deze brieven absoluut niets anders mogen bevatten dan de precieze feiten ; dit sluit een ingebrekestelling, een aanmaning en een vaststelling van een juridische situatie met juridische argumentering uit (Stevens, o.c. nr 844).

Het feit dat de brief van Mr B. een antwoord is of een gevolg is van correspondentie die Mr A. voorheen met de cliënte van Mr B. had gevoerd, is evenmin een reden tot officialiteit.

Dit werd geenszins voorzien of begrepen in het Nationaal Reglement en dergelijke brief is dus maar officieel voor zover hij zelf ook beantwoordt aan de strikte voorwaarden van art. 2 van het reglement (Stevens, o.c. nr 837).

Ten slotte meen ik dat Mr A. terecht kan aanduiden dat hij geen machtiging had om aangemaand te worden door zijn tegenstrever.

Immers een ingebrekestelling gericht aan de advocaat van een schuldenaar kan aan deze laatste niet worden tegengeworpen als de advocaat geen bijzonder mandaat had om dergelijke brief te ontvangen (Luik 29/6/1990, Rev. Gén. Dr. 1991, 63).

b) Schrijven door een advocaat aan de cliënt van zijn tegenstrever

In zijn brief aan zijn tegenstrever van 23/11/2001 heeft Mr A. correct verwezen naar het feit dat wanneer hij de brief niet als officieel kon aanvaarden, dan nog steeds de mogelijkheid bestond voor zijn tegenstrever om een brief rechtstreeks door zijn cliënt aan de cliënte van Mr A. te laten schrijven.

Dat is ook de oplossing die gepreconiseerd werd onder nr 837 van mijn boek :

"Desgevallend zal de advocaat zich moeten voegen naar de voorwaarden naar art. 2, 3° bis of zijn cliënt een antwoord laten schrijven naar de tegenpartij of haar raadsman, met verzoek in de toekomst de discussie verder te zetten met de advocaat die hij gekozen heeft."

Dit is de enige juiste oplossing. Wanneer men immers zgn. omdat de weigering van een officiële brief geen andere keuze laat, rechtstreeks gaat schrijven aan de cliënt van een tegenstrever, komt men in aanvaring met de loyaliteitsregel en bovendien komt men automatisch tot een situatie waarin de advocaten genoodzaakt worden voortdurend officiële briefwisseling te sturen naar de cliënten van hun tegenstrever om te reageren op brieven die hun confrater aan hun eigen cliënt heeft geschreven.

M.a.w. het reglement op de briefwisseling wordt daardoor ondergraven.

Het argument van Mr B. dat Mr A. hem geen andere keuze liet, is een verkeerd argument, dat ook dwaalt in feite vermits Mr A. zelf de juiste weg had aangeduid.

Mr B. heeft dus de regel overtreden dat men de cliënt van zijn tegenstrever niet aanschrijft (Stevens, o.c. nr 904).

Louter volledigheidshalve wil ik U melden dat destijds de door Mr B. voorgestelde oplossing ook in een reglement van de Balie van Kortrijk was opgenomen, doch dat dit reglement reeds 10 jaar geleden werd ingetrokken op verzoek van de Nationale Orde omdat de oplossing strijdig is met de reglementaire bepalingen en met de loyaliteitsplicht tussen advocaten.

4. Het besluit lijkt mij derhalve te moeten zijn dat de brief van 22/10/2001 niet als een officiële brief kan beschouwd worden en dat de brief die Mr B. rechtstreeks schreef aan de cliënte van zijn tegenstrever op 13/12/2001 niet mag neergelegd worden voor de rechtbank om reden dat de regel van de loyaliteit tussen de advocaten werd overtreden en deze brief dus een inbreuk vormt op de beroepsplichten van de betrokken advocaat.

Tot dusver mijn mening ter zake.

Stafhouder Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie