Deontologie-advies Advies 140

1. In casu schrijft Mr B. de cliënte van zijn tegenstrever (die hij nog niet als tegenstrever kent) rechtstreeks aan op 13 april.

Er komt een officieel antwoord van Mr D. op 17 april, waar hij stelt dat hij geraadpleegd is en mededeling van stukken vraagt om daarna het standpunt van zijn cliënt over te maken.

Een deel van de stukken wordt overgemaakt door Mr B. op 26 april met vermelding dat een kopie van de factuurvoorwaarden zo snel mogelijk zal bezorgd worden.

Mr D. stuurt op 14 mei nog een faxbericht met verzoek deze voorwaarden over te maken vermits deze achterbleven, omdat hij anders de intenties van zijn cliënt niet kon geven.

Daarop stuurt Mr B. op 14 mei een faxbericht met de vermelding dat zijn cliënte blijkbaar de voorwaarden "niet expliciet" voorzien had.

Op 23 mei maakt Mr D. het aangekondigd standpunt van zijn cliënt over per brief die hij als officieel bestempelt.

In deze brief komt naar voor dat bepaalde facturen worden erkend en voorgesteld wordt deze af te betalen met 20.000 BEF. De laatste factuur wordt ontkend als nooit ontvangen door de cliënte.

Verder wordt gesteld :

"Uw cliënt heeft alle activiteiten gestaakt eind 2000 zonder dat hij dit boekjaar trouwens volledig heeft afgewerkt. Vanaf 2001 heeft hij geen activiteiten meer verricht. De factuur van 1 februari 2001 representeerde dan ook geen enkele tegenprestatie meer van uw cliënt. Hij heeft dit allicht subtiel trachten op te vangen door steeds voorschotfacturen uit te schrijven, maar dat gaat natuurlijk niet op. Geen enkele factuur is trouwens gedetailleerd en -qua bedrag - arbitrair. De vordering wordt dan ook betwist ten aanzien van de drie laatst gevorderde bedragen."

Hiertegen wordt door Mr B. gereageerd door middel van een brief gedateerd op 30 mei, die volgens verklaring Mr D. hem slechts bereikt heeft op 5 juni, t.t.z. na het pinksterweekend.

In die brief van 30 mei wordt het officieel karakter van de brief van 23 mei aangevochten en tegelijkertijd geeft Mr B. te kennen dat hij opdracht geeft tot dagvaarding, een dagvaarding die enkele dagen later op 8 juni wordt betekend.

2. Volgens Mr D. is een courant en algemeen aanvaarde gewoonte dat een advocaat door middel van een officiële brief antwoordt op een brief van een confrater die rechtstreeks aan de cliënt geschreven heeft.

Hier dient een eerste kantnota bij gemaakt te worden. Het mag zijn dat het een algemeen aanvaarde gewoonte is, maar dat houdt toch in dat de advocaat die zich op deze wijze tot zijn confrater wendt rekening zal moeten houden met de bepalingen van het Nationaal Reglement op de vertrouwelijkheid van briefwisseling van 6 juni 1970, gewijzigd op 6 maart 1980, 8 mei 1980 en 22 april 1986.

Dit reglement vormt een wet in de materiële zin van het woord overeenkomstig artikel 501, al. 1 Ger.W.

Het Hof van Cassatie toetst dan ook de problemen i.v.m. de confidentialiteit aan deze reglementaire beschikking (Cass., 12 december 1985, J.T., 1986, 334).

In casu heeft Mr D. zijn eerste brief, waar hij zijn tussenkomst meldt en mededeling van stukken vraagt, als officieel bestempeld en Mr B. heeft dat niet tegengesproken.

Waarschijnlijk heeft hij gedacht aan de eerste regel van het Nationaal Reglement, nl. dat het om een mededeling ging die een akte van rechtspleging vervangt of uitmaakt, hoewel er nog geen rechtspleging was. Het is niet overtrokken om een vraag tot mededeling van stukken ook voordat de dagvaarding is uitgebracht als een akte van rechtspleging te beschouwen.

Hoe dan ook, Mr B. heeft daar niet tegen geprotesteerd en heeft zich dus gevoegd naar de bewoording dat om een officiële brief ging.

3. Mr D. stelt dan dat zijn brief van 23 mei in het verlengde van deze van 27 april ligt en dat hij daarom eveneens als officieel te beschouwen is.

Dat is vanzelfsprekend een regel die niet voorkomt in het Nationaal Reglement en die ook niet kan toegepast worden, zoniet zouden wij eindeloze betwistingen krijgen over brieven die in het verlengde liggen van andere brieven en derhalve dezelfde kwalificatie als officieel of vertrouwelijk moeten hebben, terwijl deze kwalificatie duidelijk is ingedeeld in vijf categorieën van het Nationaal Reglement, welke categorieën moeten opgevat worden als een beperkende opsomming van officiële brieven.

4. De analyse van de beide stafhouders dat de brief van 23 mei geen officiële brief is, is derhalve correct te noemen, ook al omdat deze brief op geen enkele wijze voldoet aan één van de vijf categorieën.

Het gaat niet louter om een procedure-akte. Het gaat ook niet om een eenzijdige verbintenis. Het gaat ook niet om een brief die wordt aanvaard door de advocaat- geadresseerde als niet vertrouwelijk. Het gaat ook niet om een aanvaard voorstel en tenslotte gaat het ook niet om een toepassing van punt 3bis van het reglement, nl. elke mededeling die met de vermelding "niet vertrouwelijk" uitsluitend bevat de nauwkeurige omschrijving van precieze feiten alsmede het antwoord daarop, en die een deurwaardersexploot of mededeling van partij tot partij vervangt.

Het probleem hier is dat deze laatste brieven absoluut niets anders mogen bevatten dan precieze feiten (zie het uitsluitend in de tekst van artikel 2, 3°- bis).

Het "feit" is een juridisch feit zoals dat door de overtuiging van de partij is ingekleurd (STEVENS, Regels en gebruiken, 1997, pag. 649).

Het mag echter niet gaan om geargumenteerde feiten, nl. dat naast de juridische feiten bovendien een geargumenteerde stelling in rechte van de partij wordt uiteengezet, middelen, het eisen van verklaringen, het aankondigen van gerechtelijke of strafrechtelijke sancties, verdachtmakingen, zwartmakingen, ingebrekestellingen, beweringen worden toegevoegd.

Hier is dat wel degelijk het geval. In de geciteerde passage gaat het inderdaad om een geargumenteerde stelling van een partij en geenszins om feiten die aan de tegenpartij ter kennis worden gebracht als een mededeling van partij tot partij of in vervanging van een gerechtsdeurwaardersexploot.

Om deze reden is deze brief niet als een officiële brief te beschouwen.

Er staat meer in dan er in een officiële brief kan staan.

5. Het bezwaar dat Mr D. uit dat zijn cliënt door de geschetste gang van zaken de mogelijkheid werd ontnomen om nog rechtstreeks zijn standpunt kenbaar te maken en dat standpunt maar kon kenbaar maken na de dagvaarding en dan nog ruim laat tegenover de rechtstreekse brief van Mr B. van 13 april, verdient echter overweging.

Hij stelt dat hij minstens in zijn besluiten zou moeten kunnen doen opnemen dat er wel degelijk inhoudelijk gereageerd werd op de rechtstreekse brief van 13 april zonder dat dit door de tegenpartij zou mogen ontkend worden.

(Het andere voorstel, nl. de brief te vervangen door een brief van dezelfde datum, maar dan getekend door de cliënt, is vanzelfsprekend uit den boze.

6. Een antidatering zou neerkomen op geweld doen aan de werkelijkheid en hoe dan ook werd niet door de cliënt rechtstreeks gereageerd.)

Ik verneem dat pro-stafhouder X meent dat wanneer het voorstel van Mr D. zou worden gevolgd, en indien Mr B. niet zou mogen ontkennen dat door zijn tegenpartij inhoudelijk en tijdig gereageerd werd op een aanmaningsbrief van 13 april, dit als gevolg zou hebben dat daardoor de als niet officieel aanvaarde brief toch in feite een impact krijgt dat daaraan misschien niet zou mogen gegeven worden.

Ik meen echter dat dit juist een heel normaal gevolg is van de plicht tot loyaliteit die in het artikel 3 van het reglement staat ingeschreven : "in voorkomend geval zorgt de stafhouder voor de loyale toepassing van artikel 2".

De plicht van loyaliteit houdt in dat het een advocaat - naar omstandigheden - niet toegestaan is een vertrouwelijk gegeven, dat blijkt uit bv. confidentiële briefwisseling, te ontkennen waarvan hij uit eigen weten weet dat het waar is.

Hier dient nog toegevoegd te worden dat hoewel men moet aanvaarden dat een advocaat die correspondentie voert met een confrater het recht heeft zich (steeds naar omstandigheden) te verlaten op de principiële confidentialiteit van de verstuurde en ontvangen brieven, dat hier niet geldt vermits de brief in kwestie juist als een officiële brief werd gestuurd en de intentie van een officieel protest er dus wel degelijk in stond.

M.a.w. Mr B. kan zich moeilijk "genomen" voelen doordat een brief achteraf een officieel gevolg of impact zou krijgen waarvan mocht aanvaard worden dat hij dit volgens de reglementering niet had, vermits juist deze brief als officieel werd aangekondigd.

Het loyaliteitsprincipe komt hier dus niet in botsing met het rechtmatig belang wat als confidentieel werd begrepen ook confidentieel te laten blijven, en derhalve meen ik dat aan het bezwaar van pro-stafhouder X, in dit geval wordt tegemoet gekomen door het feit dat de werkelijkheid die tot loyaliteit noopt, ook overeenstemt met het uitgedrukt verlangen van de correspondent van Mr. B.

7. Nu kan de loyaliteitsregel in casu op twee manieren worden verwezenlijkt : ofwel geeft Mr D. eenvoudig aan dat op die datum geprotesteerd werd en wordt dat niet betwist door Mr B., ofwel wordt heel deze kwestie buiten de discussie voor de rechtbank gehouden en wordt eenvoudig door Mr B. het argument niet gebruikt dat er niet tijdig zou gereageerd zijn en dat er dus geen protest zou geweest zijn in de betrokken periode.

Vermits echter Mr B. in zijn brief van 30 mei als zijn mening heeft te kennen gegeven dat de facturen nooit werden betwist, denk ik dat de eerste oplossing moet verkozen worden. Het tijdstip van de betwisting dient in ieder geval in een beperkte periode omschreven, met name van de als officieel aanvaarde brief van 27 april tot de niet als officieel aanvaarde brief van 23 mei, waarin wel degelijk de betwisting voorkomt.

Voor de periode voordien kan er rustig volgehouden worden door Mr B. dat er geen betwisting is geweest.

8. Wat betreft de verdere vermelding in zijn brief van 30 mei dat de cliënte van Mr D. hem zelfs telefoneerde met de boodschap dat er geen betwisting was en zij enkel vroeg te mogen afbetalen, kan ik terloops mededelen als mijn mening dat dit element in de debatten niet aan bod kan komen vermits een advocaat geen getuige is in zijn eigen zaak ; maar dat zal Mr B. wel zelf weten.

Jo Stevens
Bestuurder departement deontologie